Comment saisir et gérer les détails d'un dossier

Objectif 

• Capturer et gérer les détails généraux de l'objet
• Ajouter et gérer des champs personnalisés
• Ajouter et gérer des notes et des mises à jour

Etapes

Une fois l'affaire ajoutée, elle sera accessible à partir du tableau dans le du module des dossiers corporatifs.

Pour accéder à un dossier, cliquez sur son nom ou son ID dans le tableau. Cela ouvrira le profil du dossier, qui est divisé en plusieurs sections. 

Vous pouvez y saisir toutes les informations relatives à l'affaire, telles que la description de l'affaire, le client, les personnes liées, les informations sur les dates, etc. 

Dans cet écran, vous pouvez modifier sans effort toute information générale en éditant directement les champs. Vous pouvez facilement mettre à jour les statuts du flux de travail pour les aligner sur le processus de votre affaire. L'attribution d'un dossier à un utilisateur spécifique, la définition de préférences en matière de confidentialité et l'enregistrement d'évolutions ou de mises à jour importantes sont autant de tâches simples. Vous avez également la possibilité d'ajouter un horodatage pour faciliter la consultation.

En outre, les champs personnalisés offrent un moyen d'inclure des informations supplémentaires lorsqu'aucun champ prédéfini n'est disponible. Ils vous permettent de personnaliser et d'ajouter des points de données spécifiques qui correspondent à vos besoins ou à vos exigences particulières. 

À partir de la page du sujet, remplissez les champs personnalisés qui ont été définis précédemment.

Pour une collaboration efficace, vous pouvez confier ce dossier à des juristes externes et mentionner les collaborateurs qui travaillent sur ce dossier, le cas échéant.

Utilisez la section Notes pour enregistrer toutes les mises à jour importantes. Vous pouvez enregistrer des informations importantes, y compris des mises à jour, en mentionnant les membres de votre équipe afin de les tenir informés.

En outre, vous pouvez joindre des documents connexes directement dans les notes internes.

Vous pouvez également enregistrer des copies des courriels pertinents en tant que notes à l'aide d'Outlook ou de Gmail Connect. Cela garantit une documentation complète et centralisée des communications et des mises à jour relatives à un dossier.

Enfin, la section Historique permet de suivre et d'enregistrer les modifications apportées aux champs primaires de l'affaire, y compris les détails concernant l'auteur des modifications et les horodatages correspondants, ainsi que les détails relatifs aux étapes de l'affaire. Ce rapport peut être exporté vers Excel.

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