Comment personnaliser les flux de travail des contrats

Objectifs

• Ajouter un flux de travail transitoire

Etapes

Ce guide aborde les éléments configurables lors des transitions d'un statut à l'autre du workflow.

Ces éléments seront décomposés en termes d'écrans de transition, de notifications, de permissions et d'approbations.

Pour ce faire, allez dans Paramètres→ Contrats et documents→ Gérer les flux de travail.

Choisissez le flux de travail que vous souhaitez utiliser ou créez votre propre flux de travail. 

Cliquez sur le « + » à côté du statut avec lequel vous voulez commencer et ajoutez une nouvelle transition.

Les transitions sont les changements qui doivent être effectués dans les flux de travail contractuels, d'une condition ou d'un statut à un autre, mais elles peuvent être gérées de manière à maintenir l'efficacité du processus grâce à des écrans de transition, des notifications aux personnes concernées et des autorisations.

Pour ajouter une nouvelle transition, donnez-lui un nom, décrivez-la si nécessaire et spécifiez le passage d'un état à un autre.

Écrans de transition :

Lors de chaque transition de statut, nous pouvons activer un écran contextuel qui obligera l'utilisateur à remplir certains champs. Cela permet de protéger l'intégrité de vos données, en veillant à ce que les utilisateurs ne sautent pas ou n'oublient pas d'entrer les données requises par notre pratique.

Notifications :

Les notifications peuvent être configurées pour informer les parties concernées des modifications apportées aux contrats. Par exemple, si à un moment donné, un gestionnaire doit être informé qu'un contrat a franchi une étape particulière et doit être examiné ou approuvé, cela peut être réalisé à l'aide d'un flux de travail.

Permissions :

Des autorisations peuvent être définies pour chaque transition ; elles permettent de contrôler qui a la possibilité d'apporter des modifications aux transitions.

Approbations :

Les approbations pourraient être activées afin que le statut du contrat ne puisse pas être modifié tant que le contrat/document n'a pas été approuvé par toutes les parties concernées. 

Une fois créé, vous pouvez ensuite lister et visualiser facilement les transitions à partir de la page du flux de travail ; cliquez sur les 3 lignes situées à côté du signe plus dans chaque ligne de statut de transition.

Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.

Merci de votre attention!