Comment configurer le portail client ?

Objectifs

• Comment gérer vos clients
• Comment configurer les rôles
• Comment ajouter une nouvelle Catégories de type de requêtes
• Comment ajouter un nouveau types de requêtes
• Comment configurer les permissions
• Comment ajouter une nouvelle catégories de type de requêtes de contrats
• Comment ajouter un nouveau types de demandes de contrats
• Comment définir les autorisations pour les contrats/documents

Etapes

Dans LEXZUR, les administrateurs peuvent configurer le portail client à partir du système.

Pour ce faire, naviguez vers les Paramètres du système à partir de l'icône Paramètres en haut à droite du menu principal, puis faites défiler jusqu'à la section Portail du client où vous pouvez gérer tous les paramètres connexes.

• Gérer les clients :

Les clients sont des utilisateurs du portail client, des demandeurs ou des collaborateurs qui sont autorisés à communiquer avec l'équipe juridique par l'intermédiaire du portail..

• Configurer les rôles:

LEXZUR vous permet de configurer les rôles des utilisateurs en fonction de la hiérarchie de l'entreprise, ce qui vous permet de spécifier le responsable de chaque utilisateur.

• Clients par entreprises :

A partir de cette page, vous pouvez afficher la liste des clients en fonction des entreprises auxquelles ils sont liés en sélectionnant simplement le nom de l'entreprise dans la liste.

• Catégories de type de requêtes

Ajoutez une nouvelle catégorie pour les demandes qui seront visibles par vos clients sur le portail. Vous créerez par la suite des types de demandes qui correspondront à l'une de ces catégories.

En conséquence, la page d'accueil du portail client sera divisée entre chaque catégorie et les demandes correspondantes.

• Types de requêtes

Les types de demande sont les formulaires prédéfinis établis par l'équipe juridique pour permettre à leurs clients de demander des questions ou des affaires à partir du portail.

Le processus est aussi simple que la création d'un formulaire en ligne. Commencez par en ajouter un nouveau en utilisant le lien hypertexte Ajout d’une requête

Le formulaire Type de demande comporte plusieurs champs importants :

• Nom : Nom du type de demande.
• Catégorie de type de requêtes : Il s'agit de la catégorie associée à ce type de demande.
• Applicable sur : Précisez si ce type de demande s'applique aux affaires d'entreprise ou aux litiges.
• Domaine d'activité : Pour cette catégorie particulière, sélectionnez le domaine d'activité concerné.
• Description : Une brève indication décrivant le type de demande et le moment où il doit être utilisé, afin de faciliter la tâche des utilisateurs.

Les champs par défaut du type de demande sont les champs obligatoires d'une demande. Ils sont remplis par défaut dans chaque type de demande à concevoir. Il s'agit des champs Nom, Priorité et Equipe assignée. L'administrateur peut les rendre visibles afin que le client puisse les remplir. 

• Ajouter un champ : sélectionnez dans une liste de champs ceux qui doivent apparaître dans le type de demande. Les champs qui ne sont pas obligatoires dans une demande peuvent être ordonnés de la même manière qu'ils sont ajoutés. Ils peuvent être définis comme non obligatoires sans qu'il soit nécessaire d'ajouter une valeur par défaut.
• Nom d'affichage : peut être modifié à volonté.
• Valeur par défaut : il s'agit de la valeur prédéfinie que l'administrateur doit ajouter si un champ obligatoire est masqué.
• Description: une brève indication sous le champ pour signaler les champs obligatoires.
• Actions : pour modifier l'ordre des champs et pour supprimer les champs non obligatoires.

Dans la section notification, vous pouvez spécifier l'utilisateur qui recevra une notification lorsqu'une nouvelle demande est créée.

• Permissions:

La page Permissions affiche toutes les transitions du système.

L'administrateur peut accorder les autorisations nécessaires pour que le client puisse modifier le statut à partir de l'interface du portail client.The admin can grant the needed permissions so that the client can be able to change the Status from within the Client Portal interface.

Vérifiez la transition pour accorder chaque permission à tous les utilisateurs du portail client..

• Catégories de type de requêtes de contrats

Les catégories de demande de contrat sont gérées par le biais des catégories  de demande de contrat/document dans la section du portail client. 

En utilisant le lien hypertexte Ajouter, l'administration peut ajouter une nouvelle catégorie de type de demande. Vous créerez par la suite des types de demande de contrat correspondant à l'une de ces catégories.

En conséquence, la page d'accueil du portail client sera divisée entre chaque catégorie et les demandes correspondantes.

• Type de demandes de contrat 

  Les types de demande de contrat/document sont les formulaires prédéfinis définis par l'équipe juridique pour permettre à leurs clients de demander des contrats à partir du portail client.

  Ils sont gérés par le biais des types de contrat/demande de document dans la section Paramètres du portail client.

  En utilisant les actions sur la gauche, l'administrateur peut modifier, supprimer ou cacher/démasquer un type de demande du portail.

  En utilisant le lien hypertexte Ajouter un type de demande, l'administrateur peut ajouter un nouveau type de demande.

Le formulaire Type de demande comporte plusieurs champs importants :

• Nom : nom du type de demande ; par exemple « Accord de service »..
• Catégorie de type de requêtes : Il s'agit de la catégorie associée à ce type de demande.Request type category: This is the category associated with this request type.
• Type : Le type de contrat/document.
• Sous-type : s'il y en a un.
• Description: Une brève indication décrivant le type de demande et le moment où il doit être utilisé

• Champs par défaut du type de demande : Il s'agit des champs obligatoires d'une demande. Ils sont remplis par défaut dans chaque type de demande à concevoir. Il s'agit des champs Nom, Priorité et Equipe assignée. L'administrateur peut les définir comme obligatoires afin que le client les remplisse. Ou bien, un ou plusieurs de ces champs peuvent être définis comme non obligatoires et une valeur par défaut est prédéfinie par l'administrateur.
  Ajouter un champ : sélectionnez dans un ensemble de champs les champs nécessaires pour apparaître dans les types de demande. Les champs qui ne sont pas obligatoires dans une demande peuvent être ordonnés de la même manière qu'ils sont ajoutés. Ils peuvent être définis comme non obligatoires sans qu'une valeur par défaut ne leur soit attribuée.
• Nom d'affichage : Il peut être modifié à volonté.
• Valeur par défaut : Il s'agit de la valeur prédéfinie que l'administrateur doit ajouter si un champ obligatoire est masqué.
• Description : il s'agit d'une brève indication sous le champ pour en préciser la nécessité descriptive.
• Actions : pour modifier l'ordre des champs et pour supprimer les champs non obligatoires.

Dans la section notification, vous pouvez spécifier l'utilisateur qui recevra une notification lorsqu'une nouvelle demande de contrat/document est créée.

• Autorisations pour les contrats/documents :

  La page Permissions affiche toutes les transitions dans le système.

  L'administrateur peut accorder les autorisations nécessaires pour que le client puisse modifier le statut à partir de l'interface du portail client.

Si la case Transition est cochée, cela signifie que l'autorisation est accordée à tous les utilisateurs du portail client..

Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.

Merci de votre attention!