Objectifs:
- Partager les contrats avec les collaborateurs pour approbation/signature
- Partager les contrats avec les parties externes pour qu'elles les signent
Etapes:
LEXZUR offre une solution transparente pour partager des contrats et collaborer avec des parties externes.
Partager des contrats avec des collaborateurs :
Vous pouvez facilement partager des contrats avec des collaborateurs pour qu'ils les examinent, les signent et les approuvent.
Pour ce faire, ouvrez la page des contrats et, dans les centres d'approbation et de signature, ajoutez vos collaborateurs.
Choisissez le type de collaborateur et indiquez son nom dans le champ suivant.
De même, ajoutez le collaborateur en tant que signataire.
Les collaborateurs peuvent être des partenaires externes, des parties prenantes ou d'autres parties concernées qui peuvent s'engager activement dans le processus contractuel par le biais du portail client LEXZUR. Ils participent à l'examen, à la discussion, aux contributions, à l'accès aux documents nécessaires et contribuent à l'approbation et à la signature du contrat.
Les collaborateurs recevront des notifications pour les examiner rapidement et pourront accéder facilement aux contrats qui leur ont été attribués via le portail client.
Ils peuvent facilement approuver/rejeter les contrats via l'e-mail reçu ou cliquer sur l'identifiant du contrat pour l'ouvrir à partir du portail client.
Tous les contrats partagés avec eux seront accessibles depuis le portail client.
Dans le centre d'approbation, un collaborateur peut ouvrir le contrat pour l'examiner, entamer une négociation, l'approuver ou le rejeter.
De même, ils peuvent signer des contrats à partir du centre de signature en fonction du flux de travail de signature défini.
Partager des contrats avec des parties externes :
En outre, vous pouvez partager des documents avec des parties externes et leur donner accès à la modification ou à la consultation des documents, selon les besoins.
Pour ce faire, ouvrez l'onglet des Fichiers liés, sélectionnez le document requis, puis cliquez sur Partager avec.
Il suffit de saisir l'adresse électronique de la personne et de l'ajouter au document en tant qu'utilisateur externe. En outre, vous avez la possibilité de spécifier le type d'autorisation accordée, en lui donnant soit des capacités d'édition, soit un accès restreint à des fins de visualisation uniquement.
Cela facilite une collaboration efficace et garantit que toutes les parties prenantes peuvent contribuer à l'avancement du document.
En outre, vous pouvez demander à des parties externes de signer des documents par voie électronique, ce qui rationalise le processus de signature et élimine le besoin de signatures physiques.
Vous pouvez le faire directement en ajoutant les signataires du contrat. Pour ce faire, choisissez le type de personne et recherchez des contacts dans votre base de données.
Veillez à inclure l'adresse électronique de la personne dans les informations de contact pour faciliter la recherche et l'accès..
Le système vous permet de gérer le processus de signature des parties externes. Lorsque leur signature est nécessaire, vous pouvez leur envoyer une demande par courrier électronique pour qu'ils signent le document requis.
Choisissez le contrat à signer et personnalisez votre mail en fonction du destinataire.
La procédure peut varier en fonction du processus de signature utilisé. Si vous utilisez DocuSign, vous enverrez une demande de signature via DocuSign, ce qui nécessite d'ajouter les champs requis via votre compte DocuSign. En revanche, si vous utilisez Adobe, vous pouvez ajouter directement des signataires, y compris des personnes externes, personnaliser le message et envoyer la demande de manière transparente..
Grâce à ces fonctionnalités, LEXZUR simplifie le partage des contrats, améliore la collaboration et favorise une communication efficace avec les parties externes.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention!
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