Objectifs
- Créer des dossiers et télécharger des pièces jointes
- Afficher, modifier et gérer les pièces jointes
- Partager des fichiers et des dossiers, et suivre l'historique des versions
Étapes
Les pièces jointes relatives aux contrats seront téléchargées sous l'onglet Fichiers Liés. Ces pièces jointes peuvent être des accords, des contrats, des accords de non-divulgation, etc.
Vous pouvez soit glisser-déposer, soit télécharger ou générer de nouveaux fichiers et dossiers.
Les pièces jointes peuvent être classées dans des dossiers. La confidentialité peut également être appliquée à un dossier et l'utilisateur privilégié peut contrôler avec qui partager le fichier.
Les fichiers et les dossiers peuvent être classés par type, statut et mots-clés.
Le fichier/dossier peut être géré en sélectionnant simplement la pièce jointe souhaitée dans la grille, et toutes les actions seront visibles en haut de la page.
Vous pouvez télécharger, renommer, déplacer, partager des fichiers avec des clients dans le portail client, etc...
Les fichiers peuvent être ouverts à l'aide de word for the web ou de LEXZUR Editor, un outil qui permet aux utilisateurs d'ouvrir et de modifier directement différents fichiers (Word, Excel, PDF, PowerPoint, etc.). L'éditeur chargera automatiquement une version plus récente du document dans LEXZUR après l'avoir sauvegardé. Vous pouvez alors voir la liste des versions de ce document, l'utilisateur qui a ajouté chaque version, ainsi que la date et l'heure, et vous pouvez cliquer sur n'importe quelle version plus ancienne pour la télécharger.
Vous pouvez télécharger, renommer, déplacer, partager des fichiers avec des clients dans le portail client, etc...
Lors de la création d'une nouvelle version d'un contrat, des notifications par courrier électronique seront envoyées au créateur du contrat, à l'attributaire, au demandeur et au collaborateur, leur fournissant les détails du contrat mis à jour et des informations sur l'utilisateur qui a effectué les modifications.
Les dossiers peuvent également être rendus privés, de sorte que seules les personnes qui y ont accès puissent les ouvrir. Pour ce faire, sélectionnez le dossier et choisissez « Partager avec » dans les options en haut de page.
Ajoutez les destinataires, les utilisateurs qui donneront l'accès, et spécifiez l'autorisation en tant qu'éditeur ou simple spectateur.
De plus, avec LEXZUR 360 Docs, les utilisateurs peuvent désormais intégrer leur instance LEXZUR à Google Drive™, One Drive, Dropbox et SharePoint. Cela signifie que les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents, les modifier en temps réel, les partager, et plus encore, directement via LEXZUR.
Vous devez d'abord activer l'intégration pour utiliser LEXZUR 360 Docs. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention!
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