Comment utiliser Teams Connect

Objectifs

• Créer des canaux pour les dossiers/contrats/audiences des équipes
• Accédez aux équipes directement à partir de la page du dossier ou du contrat dans Lexzur.
• Invitez des membres, commencez des discussions et planifiez des réunions 
• Suivez les détails des dossiers/contrats/audiences dans le canal Équipes, gérez les fichiers et stockez les conversations sous forme de notes.

Etapes

Une fois connecté, vous pourrez utiliser l'add-on et vous servir de ses fonctionnalités.

Comment l'utiliser ?

Pour accéder à Teams Connect, vous avez deux possibilités.

1-Premièrement, à partir de Microsoft Teams, ouvrez l'onglet App4Legal, choisissez le module souhaité et recherchez des dossiers.

La version actuelle du module complémentaire se compose de quatre onglets principaux. Trois onglets sont dédiés à la création de canaux sous les équipes Lexzur, automatiquement lors de la création du canal et de la sélection des membres. Le quatrième onglet est l'onglet des paramètres, offrant aux utilisateurs des options personnalisables et des valeurs par défaut.

Les modules pris en charge sont les suivants:

• dossier corporatif
• Case dossier de litige
• Audience
• Contrat

Les équipes LEXZUR correspondant à ces modules sont :

• LEXZUR-dossiers corporatifs 
• LEXZUR-Cas litigieux
• LEXZUR-audience
• LEXZUR-Contrat

Pour créer un canal lié à un module, cliquez sur l'un des trois onglets mentionnés. Sélectionnez ensuite la question souhaitée dans le champ de recherche, puis cliquez sur Rechercher.

2- Alternativement, dans l'application Lexzur, naviguez vers la page de l'dossier ou du contrat et cliquez sur l'option « Se rencontrer maintenant » dans la section Personnes. Cette action ouvre Teams Connect et recherche tous les canaux liés à cette dossier spécifique. Les personnes mentionnées sur la page de l'dossier sont automatiquement ajoutées en tant que membres suggérés à ce canal. Vous pouvez ensuite modifier la composition en ajoutant ou en supprimant des membres si nécessaire..

S'il s'agit du première usage de l'add-on ou si aucune équipe correspondant au type de problème n'a été trouvée, le module complémentaire créera une nouvelle équipe, en ajoutant automatiquement le membre légal de l'organisation.

Sinon, il recherchera un canal existant pour le même problème. S'il en trouve un, l'utilisateur peut choisir le canal correspondant ou en créer un nouveau.

Dans le cas contraire, le module complémentaire passe à l'écran suivant pour la sélection des membres du canal.

Dans la page « Ajouter des membres à la réunion », vous disposez des options suivantes :

1. Inviter des contacts externes à la chaîne en tant qu'invités.
2. Ajouter des membres de l'organisation au canal.
3. Sélectionnez tous les contacts liés à la question en cours (dossier, litige, audience ou contrat) pour qu'ils soient présents dans le canal.

Recherchez les contacts externes qui doivent être inclus dans le canal et cliquez sur le bouton Ajouter. Répétez le processus pour ajouter des membres de l'organisation.

Une fois la sélection des membres du canal terminée, cliquez sur le bouton Se réunir maintenant. Simultanément, le module complémentaire créera le canal, ajoutera des membres, invitera des hôtes le cas échéant et préparera l'environnement.

Une fois la création du canal terminée, le module complémentaire vous redirige automatiquement vers le nouveau canal.

Ici, vous avez la possibilité d'entamer une nouvelle conversation au sein du canal, de planifier des réunions avec les membres et de trouver tous les dossiers ainsi que des détails pertinents sur les dossiers, les cas ou les contrats sous l'onglet Lexzur.

L'add-on introduira l'onglet Lexzur en haut de chaque canal nouvellement créé. Cet onglet vous permet de visualiser les détails relatifs à l'dossier, de cliquer directement pour la gérer dans Lexzur et d'exporter les conversations du canal sous forme de notes et de fichiers en tant que pièces jointes à l'dossier ou au contrat associé.

Après avoir introduit un titre de note, vous devez choisir entre les options Toutes les conversations ou Dernières conversations.

Toutes les conversations implique l'exportation de toutes les conversations du canal, tandis que Dernière mise à jour signifie que seules les conversations nouvelles ou mises à jour sont exportées.

Cliquez sur le bouton Soumettre pour lancer le processus. En cas de succès, une fenêtre contextuelle affiche un message confirmant la réussite de l'exportation ainsi qu'un lien hypertexte vers le problème concerné.

Pour exporter des fichiers de canaux en tant que pièces jointes vers les serveurs Lexzur,

sélectionnez les fichiers souhaités dans la liste de droite, puis cliquez sur le bouton Exporter les fichiers. Une fenêtre pop-up s'affiche avec un message confirmant la réussite de l'exportation.

Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.

Merci de votre attention!