Objectifs
- Examiner, négocier, approuver ou rejeter un contrat
Etapes
Une fois que votre contrat est prêt, il peut être déplacé vers le Centre d'approbation pour être approuvé.
Assurez-vous que le statut « à approuver » du document contractuel est défini sur « oui » dans l'onglet Fichiers Liés.
Le centre d'approbation peut être configuré en fonction de vos critères commerciaux et de vos types de contrats. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Toutefois, les administrateurs peuvent ajouter et modifier manuellement les approbateurs à partir de l'onglet Centre d'approbation de chaque contrat.
Lors de l'ajout d'un nouvel approbateur, vous avez la possibilité de :
1. Définir l'ordre d'approbation sans effort en cliquant sur la case à cocher.
2. Choisir le type d'approbateur, en définissant la catégorie de personnes autorisées à approuver le contrat. Il peut s'agir d'utilisateurs, de collaborateurs, de groupes d'utilisateurs, de rôles, de demandeurs, etc.
3. Spécifiez l'étiquette/le résumé pour chaque approbateur.
4. Ajouter des commandes d'approbateurs multiples et inclure plusieurs approbateurs dans une seule commande.
Les approbateurs peuvent appartenir à différentes catégories :
1. Utilisateurs : Les utilisateurs licenciés qui utilisent activement Contra peuvent approuver directement dans Lexzur.
2. Groupes d'utilisateurs : Il s'agit de groupes dans lesquels tout membre a le droit d'approuver.
3. Collaborateurs : Les parties prenantes associées au contrat, qui y ont accès via le portail du client pour approbation.
4. Rôles : Les rôles peuvent être définis en fonction des utilisateurs du portail client, des responsables et des fonctions. Découvrez comment configurer les rôles ici.
5. Assignée: L'attributaire désigné du contrat détient le pouvoir d'approbation.
6. Demandeur : Indique directement le nom du demandeur. S'il est externe, le demandeur doit disposer d'une licence de collaborateur pour l'approbation.
7. Membres du conseil d'administration et actionnaires : Cette rubrique identifie les personnes liées aux membres du conseil d'administration et aux actionnaires des parties concernées. Toutefois, une licence de collaborateur est nécessaire et l'approbation se fera à partir du portail du client.
Les approbateurs recevront une notification par courrier électronique avec les détails nécessaires lorsque ce sera leur tour d'approuver le contrat. Ils peuvent approuver/rejeter directement à partir du mail reçu.
Chaque approbateur a la possibilité de consulter le résumé, d'ouvrir le contrat/document pour examen, d'envoyer un courriel directement à une personne spécifique avec le contrat/document en pièce jointe, et de renvoyer le courriel d'approbation.
Les approbateurs peuvent également entamer une négociation.
Dans les négociations, vous pouvez mentionner d'autres utilisateurs, transmettre la négociation et la terminer une fois qu'elle est terminée. Les utilisateurs concernés seront avertis et pourront accéder à la page de négociation et y répondre.
Lorsqu'un approbateur rejette un contrat, celui-ci est répertorié comme étant en attente de révision jusqu'à ce que l'approbateur l'approuve.
Une fois approuvée, la deuxième approbation recevra une notification pour poursuivre la procédure d'approbation.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention!
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