Comment gérer la Structure des fichiers dans un dossier?

Objectifs

• Créer ou télécharger des fichiers/documents en lien avec un dossier.
• Gérer les annexes (Modifier, Partager, Définir la confidentialité, Rechercher...)

Étapes

Au sein de chaque page dédiée aux dossiers Corporatifs ou au contentieux, un onglet spécifique aux "Pièces Jointes" est mis à disposition.

Cet onglet constitue un référentiel  pour tous les annexes liées à un dossier, incluant une diversité d'éléments tels que des contrats, des documents, des fichiers juridiques, et bien plus encore.

Vous pouvez initier le processus en créant de nouveaux dossiers ainsi que des documents Word, Excel et PowerPoint.

Vous avez la possibilité de les glisser-déposer ou de les télécharger.

Une fois que vos documents et dossiers ont été ajoutés, vous pouvez les ajuster selon vos exigences.

La gestion des fichiers/dossiers s'opère en sélectionnant simplement la pièce jointe souhaitée dans la grille, et toutes les actions sont accessibles en haut de la page.

Vous avez la possibilité de réaliser des actions telles que Renommer, Déplacer, Ouvrir, Supprimer, Partager, et bien plus encore :

• Télécharger : Effectuez le téléchargement du document sélectionné.
• Renommer : Modifiez le nom du document sélectionné.
• Ouvrir avec : Accédez à votre document dans Word pour le web ou dans Lexzur Editor pour apporter les modifications nécessaires.
• Déplacer : Transférez le fichier vers un dossier.
• Copier : Dupliquez le lien du fichier.
• Partager avec : Partagez le fichier avec des personnes spécifiques. Vous avez la possibilité de limiter leurs autorisations à des éditeurs ou des visualiseurs.
• Liste des versions : Consultez l'historique complet des versions du fichier en cas de modifications.
• Afficher dans le portail Advisor : Assurez la visibilité de ce fichier dans le portail Advisor.
• Afficher dans le portail client : Assurez la visibilité de ce fichier dans le portail client.
• Convertir en PDF
• Supprimer

Les fichiers peuvent être consultés soit avec Word pour le web, soit à travers l'éditeur Lexzur, un outil permettant aux utilisateurs d'accéder et de modifier directement une variété de fichiers tels que Word, Excel, PDF, PowerPoint, etc.

Suite à la sauvegarde, l'éditeur télécharge automatiquement une version mise à jour du document dans Lexzur. Vous pouvez alors consulter la liste des versions de ce document, y compris l'identifiant de l'utilisateur ayant ajouté chaque version, ainsi que la date et l'heure correspondantes. Il est également possible de cliquer sur une ancienne version pour la télécharger.

Les dossiers peuvent également être configurés en mode privé, les dossiers peuvent être configurés en mode privé, limitant ainsi l'accès uniquement aux personnes spécifiquement autorisées, ou être partagés avec des parties externes.

Pour cela, sélectionnez le dossier et choisissez l'option "Partager avec" dans le menu supérieur.

Veuillez ajouter les destinataires, spécifier les utilisateurs autorisés, définir les autorisations en tant qu'éditeur ou simple lecteur et choisir un accès restreint.

Par ailleurs, l'outil de recherche intelligente vous permet d'effectuer des recherches sur l'ensemble des documents. Les résultats de la recherche incluront tous les fichiers et dossiers liés au terme que vous avez saisi dans la barre de recherche.

De surcroît, vous avez également la possibilité de produire vos documents en vous basant sur des modèles prédéfinis.

De plus, Lexzur 360 Docs constitue un référentiel central, intelligent et consultable intégré à l'écosystème d'Lexzur. Il est dédié au stockage de l'ensemble de vos documents personnels et partagés sur Lexzur, ainsi que sur d'autres solutions de gestion de documents en ligne telles que Google Drive, One Drive, Dropbox et SharePoint.

Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.

Merci de votre attention!