Objectif
- Comment éditer de nouvelles factures
Étapes
À partir du menu principal, accédez à la section "Facturation" → "Factures" → "Créer une facture" pour lancer le processus de création de nouvelles factures.
Afin de consulter la liste des factures existantes, sélectionnez la section des factures ,
Pour ajouter de nouvelles factures et devis, et d'accéder aux notes de crédit.
Afin de garantir une facturation précise et efficace, il faut respecter certaines étapes . Vous serez redirigé vers la page "Ajouter une Nouvelle Facture",
- Client :
La première étape concerne le client. Veuillez donc préciser le compte du client et sélectionner le modèle de facture dans la liste prédéfinie (vous pouvez cliquer sur "Personnaliser le Modèle" pour ajouter un nouveau modèle).
Une référence de facture est attribuée par ordre d'édition et peut être configuré par défaut, à partir d'une valeur spécifique.
La référence de facture suit un ordre croissant.
Les informations relatives au client, telles que l'adresse, le numéro de TVA, l'adresse de facturation, etc., sont exportées des données de contact. Vous pouvez toujours les modifier
- Dossiers :
La prochaine étape consiste à rattacher le dossier au journal du temps , les dépenses et les charges pour éditer la facture.
Dans la liste des dossiers ,vous trouvez tous vos dossiers ( dossier d'entreprise, de litiges ou de conteneurs de dossiers ) rattachés au client sélectionné.
Vous pouvez sélectionner les dossiers que vous souhaitez joindre à votre facture.
Il est possible aussi, de filtrer le type de dossiers à afficher .
Vous pouvez , chercher des dossiers classés par nom, par domaine d'activité, l'utilisateur en charge du dossier et du statut.
Importer les journaux de temps, les dépenses et les éléments de facturation en lien avec le dossier sélectionné, puis l'envoyer et continuer
En outre, vous pouvez filtrer les journaux de temps par date avant de faire la sélection.
- Éléments:
À la troisième étape, vous pouvez accéder des journaux de temps importés, des dépenses et des éléments de facturation, ou vous pouvez choisir d'ajouter des services supplémentaires.
Au niveau de chaque article ajouté, vous pouvez modifier les détails, supprimer des lignes ou intégrer des parts partenaires selon vos besoins.
Par ailleurs, la roue d'action située en haut à droite vous permet de faire d'autres ajustements , comme la modification de la remise.
Vous pouvez ainsi appliquer des remises à chaque élément facturé, du montant de la facture HT ou TTC.
Ce qui vous permet d'avoir une grande flexibilité lors de l'édition de vos factures.
L'ajout d'un nouveau service peut se faire en choisissant simplement parmi une liste de services prédéfinis, et la possibilité d'ajouter un nouveau service est également disponible de manière instantanée.
De plus, vous pouvez importer des dépenses qui ne sont pas relatives au dossier,
ce qui signifie que toutes les dépenses en rapport avec ce client peuvent être prises en compte dans la facturation.
En cliquant sur le bouton "Importer les Dépenses", vous pouvez importer des dépenses relatives au dossier , ou d'autres dépenses.
C'est à ce niveau-là que vous devez donner des détails supplémentaires sur la facture, tels que le numéro de commande, les conditions, la date, et la date d'échéance.
Vous pouvez programmer un rappel afin de notifier la date d'échéance de cette facture.
Vous pouvez mentionner les détails relatifs au paiement, les coordonnées bancaires, ou toute information relative à une factures via les notes prédéfinies.
- Référence de la Facture : Cette référence est affichée dans le formulaire Excel des détails de la facture exportée.
- P.O# (N° de Commande) : Il correspond au numéro de commande associé à la facture.
- Termes : Faites votre choix parmi une sélection de termes préalablement définis dans le système, ou ajoutez de nouveaux termes spécifiques à votre facture depuis les paramètres.
Vous pouvez aussi, modifier le statut de la facture de "Brouillon" à "Ouverte".
En mode "Brouillon", aucune incidence sur les comptes associés (comptes de dépenses et comptes clients) ne se produit après l'enregistrement de cette facture.
Cependant, si la facture est éditée en tant que "Ouverte", les comptes sont automatiquement débités et crédités conformément à la transaction de la facture.
Votre facture est désormais prête :
Maintenant , vous pouvez avoir un aperçu de votre facture en utilisant les modèles sélectionnés, d'examiner en détail ses informations, et de modifier son statut ou son statut d'approbation.
De plus, la liste des actions disponible sur la page des Détails de la facture vous permet d'apporter des modifications, d'envoyer des mails, d'imprimer, d'exporter vers Word ou en PDF en fonction des modèles prédéfinis, et de supprimer.
Quand vous percevez des paiements, vous pouvez les enregistrer.
La page des Paiements vous permet de visualiser tous les paiements effectués sur la facture, avec l'option d'imprimer un reçu.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci pour votre attention!
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