Comment configurer les centres d'approbation ou de signature en fonction des rôles

Objectifs

• Ajouter des approbateurs et des signataires en fonction des rôles des utilisateurs du portail client
• Automatiser les centres d'approbation et de signature en fonction des rôles des utilisateurs du portail client.

Etapes

La configuration des centres de signature et d'approbation en fonction des rôles est un aspect essentiel d'une gestion efficace du flux de travail.

En tenant compte de l'unité opérationnelle et du département de chaque demandeur, vous pouvez déterminer le centre d'approbation et le centre de signature appropriés à utiliser. Par exemple, il est possible d'établir des rôles tels que responsable hiérarchique, juriste, financier, directeur général et autres, chacun ayant des responsabilités et des niveaux d'autorité spécifiques. Cela permet de s'assurer que les bonnes personnes sont impliquées dans les processus d'approbation et de signature.

Ajouter des approbateurs et des signataires :

• Ouvrez le contrat demandé par le portail client et accédez au centre d'approbation.
• L'ajout d'un approbateur basé sur un rôle est similaire à l'ajout de tout autre approbateur.
• Il suffit de sélectionner l'option « Rôle » comme type d'approbateur et de choisir le rôle souhaité dans la liste des rôles prédéfinis disponibles dans les paramètres.

• En outre, vous pouvez attribuer une étiquette ou un résumé à l'approbateur pour plus de clarté.
• Plusieurs approbateurs peuvent être ajoutés sous le type « Rôles », ce qui permet une certaine flexibilité dans le processus d'approbation.
• Définissez les autorisations d'approbation si nécessaire.

Une fois la configuration terminée, le système remplacera automatiquement les rôles indiqués par les noms des utilisateurs correspondants, garantissant ainsi que les personnes appropriées sont impliquées dans le processus d'approbation.

De même, ouvrez le centre de signature du contrat et ajoutez le signataire en fonction des rôles, ce qui est également similaire à l'ajout de n'importe quel signataire.

Sélectionnez le type de rôle et choisissez le rôle dans la liste des rôles prédéfinis.

Une fois enregistré, le système remplacera automatiquement les rôles spécifiés par les noms des utilisateurs respectifs, garantissant ainsi la participation des personnes concernées au processus de signature.

Automatiser les centres d'approbation et de signature :

Vous avez également la possibilité d'automatiser votre centre d'approbation et votre centre de signature en les configurant de manière à ce qu'ils attribuent automatiquement des approbateurs

et des signataires en fonction des rôles, ce qui élimine le besoin d'ajouts manuels.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser une logique de critères spécifiques afin de déterminer les personnes appropriées pour chaque rôle.

Pour ce faire, allez dans les paramètres →  contrats et documents→ centre d'approbation

Cliquez pour ajouter un nouveau centre d'approbation .

Donnez-lui un nom et spécifiez les conditions d'approbation. Vous pouvez ajouter autant de critères que nécessaire, par exemple en fonction du type de contrat, de la valeur, de la priorité, etc.

Sélectionnez ensuite les approbateurs. Indiquez ici le rôle de l'approbateur et l'étiquette d'approbation.

Vous pouvez ajouter tous les approbateurs concernés directement à partir d'ici, et définir l'ordre si nécessaire.

De même, ouvrez le Centre de signature et indiquez également les signataires.

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