Comment paramétrer le flux de travail

Objectifs

• Ajouter des flux de travail transitoires

Etapes

Ce guide aborde les éléments configurables lors des transitions d'un statut à l'autre du workflow.

Ces éléments seront décomposés en termes d'écrans de transition, de notifications et de permissions.

Avantages de la mise en place de flux de travail :

L'équipe juridique, les demandeurs et les contributeurs seront informés en temps et en heure de l'état d'avancement de leurs affaires.

• Une meilleure efficacité dans la collaboration sur les affaires.
• La direction sera informée de l'état d'avancement des affaires.
• Possibilité de générer des accords de niveau de service (SLA) et des rapports sur les indicateurs clés de performance (KPI).

Possibilité de générer des accords de niveau de service (SLA) et des rapports sur les indicateurs clés de performance (KPI).

Cliquez sur la roue d'action à côté de l'état avec lequel vous voulez commencer et ajoutez une nouvelle transition.

Les transitions sont les changements qui doivent être effectués dans les flux de travail de la matière, d'une condition ou d'un statut à un autre,

et ce afin de garder le processus efficace grâce à des écrans de transition, des notifications aux personnes concernées et des permissions.

Pour ajouter une nouvelle transition, nommez-la, décrivez-la si nécessaire et spécifiez le statut de départ et d'arrivée.

Ecran de Transition :

Lors de chaque transition de statut, nous pouvons activer un écran contextuel qui obligera l'utilisateur à remplir certains champs. Cela permet de protéger l'intégrité de vos données, en veillant à ce que les utilisateurs ne sautent pas ou n'oublient pas de saisir les données requises par notre pratique.

Notifications:

Les notifications peuvent être configurées pour informer les parties concernées des changements intervenus dans le dossier.

Par exemple, si à un moment donné, un responsable doit être informé qu'une affaire a franchi une étape particulière et qu'elle doit être examinée ou approuvée, il est possible de le faire à l'aide d'un flux de travail.

Permissions:

Des autorisations peuvent être définies pour chaque transition, ce qui permet de contrôler qui a la possibilité d'apporter des modifications aux transitions.

Il est possible de mettre en place des processus d'approbation/de révision permettant à un ou plusieurs utilisateurs  d'approuver ou de rejeter un dossier

Une fois créées, les transitions peuvent être listées et visualisées facilement à partir du flux de travail :

 Des exemples de flux de travail pour les affaires d'entreprise et les affaires de contentieux sont fournis avec des explications sur les transitions données. Chaque flèche dans les diagrammes reflète une transition de statut

Exemple de flux de travail dans les dossiers d'entreprise :

Explication  du flux de travail :

       1.Demande reçue : Point de départ du workflow « Corporate Matter ».
       2.En cours d'examen : L'équipe juridique (l'assigné, le chef d'équipe, le responsable juridique peuvent examiner la demande soumise).
       3.NMI[BU] : Besoin d'informations supplémentaires de la part de l'unité opérationnelle. S'il manque des informations/détails sur le dossier soumis après l'examen (statut « en cours d'examen »), la demande peut être renvoyée au demandeur et l'unité                     opérationnelle peut ajouter les informations/détails manquants et les renvoyer à l'équipe juridique.
       4.En cours de rédaction : Une fois que toutes les informations nécessaires ont été fournies par le demandeur, l'équipe juridique peut commencer à travailler sur la demande soumise (par exemple, avis juridique, conseil juridique, diligence raisonnable,                      examen des documents).
        5.Exécution : Une fois que l'affaire est terminée et que la version finale est prête (par exemple avis juridique, conseil juridique, diligence raisonnable, examen des documents), elle est renvoyée au demandeur

Litigation Workflow Example:

Explication du statut du flux de travail:

1. Demande reçue : Point de départ du flux de travail de l'affaire contentieuse.
2. .En cours d'examen : L'équipe juridique (l'assigné, le chef d'équipe, le responsable juridique peuvent examiner la demande soumise).
3. NMI[BU] : Besoin d'informations supplémentaires de la part de l'unité opérationnelle. S'il manque des informations/détails sur le cas litigieux soumis après examen (statut « en cours d'examen ») de la demande, celle-ci peut être renvoyée au demandeur, et l'unité opérationnelle peut ajouter les informations/détails manquants et les renvoyer à l'équipe juridique.
4. En cours de litige : une fois que toutes les informations/détails nécessaires sur ce dossier ont été reçus, l'équipe juridique peut désigner un cabinet juridique externe pour ce dossier et l'externaliser. Ensuite, le cabinet juridique externe commencera à travailler sur cette affaire (avec toutes les étapes, l'audience, le tribunal) ; si le cabinet juridique externe a besoin de plus d'informations sur l'affaire, il peut les demander à l'équipe juridique et l'équipe juridique peut les demander à l'unité opérationnelle, respectivement.
5. .Retrait pour règlement : Si l'équipe juridique et l'adversaire (ou le cabinet juridique externe) s'entendent sur la réclamation : par exemple, paiement du montant réclamé, accord sur les frais/pénalités non respectés, ou autre ; l'affaire peut être retirée et les activités de contentieux restantes peuvent être achevées.
6. Radiation : l'affaire peut être retirée ou annulée si : par exemple, l'entreprise adverse a annoncé sa faillite, l'adversaire (personne) n'est pas dans le pays, les raisons internes de l'entreprise si le montant réclamé ne vaut pas le montant dépensé.
7. Exécution : Une fois que le litige a franchi toutes les étapes (première instance, appel, exécution) et que, par exemple, le tribunal a ordonné de payer 1 million USD au plaignant, le montant réclamé (montant du jugement) ne peut pas être exécuté auprès de l'opposant.
8. Affaire classée : Une fois que le jugement est annoncé par le tribunal d'exécution et que l'équipe juridique de l'entreprise a reçu le jugement final du tribunal.

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