Objectifs:
Installer le module complémentaire Word
Configurer l'intégration avec LEXZUR
- Utiliser le module complémentaire:
- Ajouter des clauses
Ajouter des variables
Ajouter des contrats
Télécharger des documents
Etapes:
Dans l'objectif d'améliorer l'efficacité et d'augmenter la productivité, le module complémentaire LEXZUR Word vous permet de créer et de gérer facilement des modelés de documents prédéfinis.
Ce module complémentaire est utilisé pour créer et automatiser des modèles prédéfinis, de contrat et rationaliser votre flux de documents.
Obtenir le module complémentaire :
Vous pouvez obtenir le module complémentaire facilement.
Dans le menu Insertion de votre document Word, cliquez sur Obtenir des modules complémentaires.
Recherchez LEXZUR pour Word dans l'Office Store et ajoutez-le.
Pour démarrer
Après avoir téléchargé le module complémentaire, vous devez vous connecter pour intégrer Word à votre compte LEXZUR
Une fois l'intégration effectuée, vous pourrez insérer ou ajouter/insérer des clauses, ajouter des variables, ajouter des contrats et télécharger des documents dans le système.
Ajouter des clauses :
Le module complémentaire vous permet d'insérer des clauses prédéfinies dans votre document contractuel ou d'ajouter une nouvelle clause au système directement via l'application Word.
Cliquez sur Insérer une clause pour ajouter des clauses prédéfinies. Vous pouvez choisir parmi les clauses que vous avez déjà ajoutées au système.
Dans la section Insérer une clause, recherchez le nom de la clause et cliquez dessus.
Le contenu de cette clause sera ajouté à votre document, ce qui réduira les efforts et le temps consacrés à l'ajout de clauses contractuelles courantes et répétées.
En outre, vous pouvez ajouter votre document en tant que nouvelle clause directement à partir du module complémentaire word
Choisissez Ajouter une clause, le texte entier du document sera ajouté en tant que contenu de la nouvelle clause, bien sûr, vous pouvez gérer cela en ajoutant ou en supprimant des phrases.
Il vous suffit de préciser si la nouvelle clause s'applique à tous les types de contrats ou si vous choisissez un type de contrat et lui donnez un nom.
Vous pouvez également définir cette clause comme privée et autoriser certains utilisateurs à la modifier.
Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Soumettre. Vous pouvez maintenant visualiser votre nouvelle clause dans la bibliothèque de clauses de LEXZUR.
Ajouter des variables :
Pour ajouter une nouvelle variable dans votre document, cliquez sur Variables dans le menu Modules complémentaires.
Des variables peuvent être ajoutées pour créer des modèles à partir du module complémentaire Word.
Ce sont les champs qui seront remplis par l'utilisateur plus tard lorsqu'il remplira le questionnaire.
Apprenez à créer des modèles de contrat dans ce guide.
Placez le curseur dans votre document à l'endroit où vous souhaitez insérer la variable, puis,
à partir de la page du module complémentaire Word, donnez un nom à cette variable, tapez-la et appuyez sur Insérer une variable.
La variable est ajoutée à votre document avec des caractères spéciaux pour être lue par le système.
Vous pouvez personnaliser ces caractères à partir de l'option Variable App, spécifier les caractères de début et de fin et mettre à jour vos modifications.
Toutes les variables peuvent ensuite être répertoriées dans l'onglet Variable existante afin que vous puissiez choisir de les ajouter à nouveau dans le document.
Ajouter des contrats :
En outre, vous pouvez générer un nouveau contrat et créer un modèle de contrat :
Pour créer un nouveau contrat, vous pouvez soit générer un contrat à partir d'un modèle, soit télécharger des contrats.
L'option "Créer un contrat à partir d'un questionnaire" revient à ajouter un contrat en utilisant un modèle prédéfini du système.
Choisissez donc le type de document et, en fonction de ce type, sélectionnez le modèle que vous utiliserez, nommez ce document et cliquez sur Suivant.
La page suivante est le questionnaire que vous devez remplir.
Pour l'option "Créer/télécharger un nouveau contrat", il vous sera demandé de remplir certains champs obligatoires et facultatifs, tels que le type de contrat, le nom, le demandeur, la date, la priorité, et bien d'autres encore.
Si vous avez ajouté des variables à votre document, il vous sera demandé de remplir ces champs variables lors du téléchargement du contrat.
Une fois cette opération effectuée, un nouveau contrat sera créé et ajouté à la liste des contrats du système. Le document Word sera enregistré dans l'onglet "Pièces jointes" du contrat.
Pour ce qui est de la fonction "Ajouter un modèle de contrat", lisez ce guide pour en savoir plus.
Télécharger des documents
De plus, l'extension Word vous permet de télécharger ce document directement dans LEXZUR, soit dans le module IDocs, soit dans d'autres modules.
Par conséquent, nommez le document et sélectionnez le dossier du destinataire ou le nom du dossier/du contrat/de l'IP/du client.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention!
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