Objectifs:
- Activer la LEDES dans Lexzur
- Ajouter des postes LEDES (frais et dépenses)
- Créer une facture et l'exporter au format LEDES
Etapes:
LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) est un ensemble de formats et de lignes directrices utilisés pour l'échange électronique d'informations relatives à la facturation juridique.
Il s'agit d'une norme permettant aux cabinets d'avocats et aux services juridiques de soumettre et de recevoir par voie électronique des informations détaillées sur la facturation.
Activer LEDES:
Pour activer la facturation LEDES, accédez aux paramètres de facturation : Avancé→ Avancée→ Paramètres→ Configuration :du Système
Navigate to the LEDES Billing tab and enable it. Once enabled, The UTBMS code sets will be visible, allowing you to input the necessary codes tailored to your business requirements. These sets will subsequently determine the task codes in time entries and expense categories. Simply click on the blank to add new code sets.
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| These sets may differ between countries, with each country employing its own distinct sets. |
Activation of LEDES is required at the client level as well. To enable LEDES for a client, navigate to the client's account page, access "other details," and activate the LEDES option.
If the client is a new addition, you can enable LEDES directly during the client creation process, whether it's a company or a person. Simply select the "client" type, and the LEDES option will appear for activation.
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Allez vers l'onglet de facturation LEDES et activez-le.
Une fois activé, les ensembles de codes de l'UTBMS seront visibles, ce qui vous permettra de saisir les codes nécessaires adaptés aux besoins de votre entreprise.
Ces codes permettront de codifier les tâches lors du calcul temps et les catégories de dépenses. Il suffit de cliquer sur l'espace vide pour ajouter de nouveaux ensembles de codes.
| Note |
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| Ces ensembles peuvent différer d'un pays à l'autre, chaque pays utilisant ses propres ensembles. |
L'activation de LEDES est nécessaire pour le compte client. Pour activer LEDES pour un client, dirigez-vous vers la page du compte du client, accédez à « autres détails » et activez l'option LEDES.
S'il s'agit d'un nouveau client , vous pouvez activer LEDES directement pendant le processus de création du client, qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'une personne. Il suffit de sélectionner le type de « client » et l'option LEDES apparaîtra pour être activée.
LEDES Ligne des éléments:
Ajoutons une nouvelle affaire pour un client dont la fonction LEDES est activée. Lorsque vous sélectionnez ce client, un nouveau champ, l'identifiant de l'affaire du client, apparaît. Cet identifiant est fourni par le client pour identifier l'affaire de manière unique.
Lors de la création d'une entrée de temps pour ce client, un nouveau champ de code de tâche UTBMS sera accessible, contenant tous les codes permettant de qualifier l'entrée de temps, comme la recherche, l'analyse, les réunions, etc.
De plus, vous pouvez choisir une catégorie par défaut liée aux codes d'activité LEDES. Le code de tâche UTBMS et la catégorie de temps sont obligatoires pour créer des entrées de temps dans la facturation LEDES.
| Info |
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| La liste des codes de tâches sera associée au jeu de codes UTBMS que vous avez sélectionné lors de l'activation de LEDES. |
| Info |
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| La catégorie, qui comprend les codes, est automatiquement générée lorsque les LEDES sont activées, quels que soient les ensembles choisis. La catégorie de temps peut être modifiée dans les Paramètres. |
Le même processus s'applique à l'ajout de dépenses liées à ce dossier . Précisez la catégorie de dépenses, en intégrant le code de dépenses UTBMS dans LEDES, et remplissez les autres champs, y compris la date de paiement, la méthode de paiement, le montant et le compte. Dans la section des dépenses, il y a également un code de tâche UTBMS, similaire à celui des entrées de temps, bien qu'il ne soit pas obligatoire.
| Info |
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| La liste des catégories de dépenses sera associée à l'ensemble de codes UTBMS que vous avez sélectionné lors de l'activation de LEDES. Ce champ est obligatoire pour ajouter des dépenses dans la facturation LEDES. |
Format LEDES dans la facturation :
Créez maintenant la facture pour ce client comme vous le feriez pour une facture standard. Dans LEDES, il est important de noter que vous ne pouvez inclure qu'une seule affaire dans une facture.
Ainsi, lorsque le client a activé les LEDES, vous êtes limité à la sélection d'une seule affaire. Sélectionnez l'affaire et importez les saisies de temps, les dépenses et les éléments facturables éventuellement disponibles.
Sur la page des articles, les articles sélectionnés seront affichés dans la facture, chacun avec ses codes respectifs. Ces codes seront reflétés dans la facture finale. Ajoutez des services si nécessaire et passez à la page des informations complémentaires. Complétez les informations complémentaires de la facture et enregistrez.
Le modèle peut être utilisé pour suivre le code de chaque élément de la facture LEDES.
Les utilisateurs peuvent ensuite exporter la facture dans les formats standard Word ou PDF ou dans deux nouveaux formats spécifiques à LEDES : le standard LEDES1998B et le standard LEDES1998BI.
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La LEDES1998BI prend en charge la facturation internationale, en s'adaptant aux différentes devises entre la devise de l'entité et celle de la facture. Cette norme inclut également des détails tels que la taxe, l'adresse du client et les détails du cabinet d'avocats. |
La facture exportée présentera tous les détails nécessaires en utilisant le format LEDES.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci pour votre attention
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Let's proceed by adding a new matter for a client with LEDES enabled. When selecting this client, a new field, the Client Matter ID, will appear. This identifier is provided by the client to uniquely identify the matter.
When creating a time entry for this client, a new UTBMS task code field will now be accessible, containing all the codes for categorizing the time entry, such as research, analysis, meetings, and more.
Additionally, you can choose from a default category related to LEDES activity codes. Both the UTBMS task code and the time category are mandatory for creating time entries in LEDES billing.
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| The list of task codes will be associated with the UTBMS code set you selected during the activation of LEDES. |
| Info |
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| The category, which includes the codes, is automatically generated when LEDES is enabled, irrespective of the chosen sets. The time Category can be modified from the Settings. |
The same process applies when adding expenses related to that specific matter. Specify the expense category, reflecting the UTBMS expense code in LEDES, and complete the remaining fields, including the paid-on date, payment method, amount, and account. In the expenses section, there is also a UTBMS task code, similar to the one in time entries, though it is not mandatory.
| Info |
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| The list of Expense categories will be associated with the UTBMS code set you selected during the activation of LEDES. It is a mandatory field to add expenses in LEDES billing. |
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Now, proceed to create the invoice for that client as you would for any standard invoice. In LEDES, it's important to note that you can only include one matter in an invoice.
Thus, when the client has LEDES enabled, you are restricted to selecting a single matter. Choose the matter, and import the time entries, expenses, and any billable items that may be available.
On the items page, the selected items will be displayed in the invoice, each with its respective codes. These codes will be reflected in the final invoice. Add Services if needed and move to the additional info page. Fill in additional invoice information and save.
From the template, you can also track the code for each line item in the LEDES invoice. Users can then export the invoice using the standard Word or PDF formats or using two new LEDES-specific formats: the LEDES1998B standard and the LEDES1998BI standard.
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| The LEDES1998BI supports international billing, accommodating different currencies between the entity and the invoice currency. This standard also includes details such as tax, client address, and law firm details. |
The exported invoice will present all the necessary details using LEDES format.
For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.
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