Facturation LEDES

Objectifs:

• Activer la LEDES dans Lexzur
• Ajouter des postes LEDES (frais et dépenses)
• Créer une facture et l'exporter au format LEDES

Etapes:

LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) est un ensemble de formats et de lignes directrices utilisés pour l'échange électronique d'informations relatives à la facturation juridique.

Il s'agit d'une norme permettant aux cabinets d'avocats et aux services juridiques de soumettre et de recevoir par voie électronique des informations détaillées sur la facturation. 

Activer LEDES:

Pour activer la facturation LEDES, accédez aux paramètres de facturation : Avancée→ Paramètres→ Configuration du Système

Allez vers l'onglet de facturation LEDES et activez-le.

Une fois activé, les ensembles de codes de l'UTBMS seront visibles, ce qui vous permettra de saisir les codes nécessaires adaptés aux besoins de votre entreprise.

Ces codes permettront de codifier les tâches lors du calcul temps et les catégories de dépenses. Il suffit de cliquer sur l'espace vide pour ajouter de nouveaux ensembles de codes.

L'activation de LEDES est  nécessaire pour le compte client. Pour activer  LEDES pour un client, dirigez-vous vers  la page du compte du client, accédez à « autres détails » et activez l'option LEDES.  

S'il s'agit d'un nouveau client , vous pouvez activer LEDES directement pendant le processus de création du client, qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'une personne. Il suffit de sélectionner le type de « client » et l'option LEDES apparaîtra pour être activée. 

LEDES Ligne des éléments: 

Ajoutons une nouvelle affaire pour un client dont la fonction LEDES est activée. Lorsque vous sélectionnez ce client, un nouveau champ, l'identifiant de l'affaire du client, apparaît. Cet identifiant est fourni par le client pour identifier l'affaire de manière unique.

Lors de la création d'une entrée de temps pour ce client, un nouveau champ de code de tâche UTBMS sera  accessible, contenant tous les codes permettant de qualifier l'entrée de temps, comme la recherche, l'analyse, les réunions, etc.

De plus, vous pouvez choisir une catégorie par défaut liée aux codes d'activité LEDES. Le code de tâche UTBMS et la catégorie de temps sont obligatoires pour créer des entrées de temps dans la facturation LEDES.

Le même processus s'applique à l'ajout de dépenses liées à ce dossier . Précisez la catégorie de dépenses, en intégrant  le code de dépenses UTBMS dans LEDES, et remplissez les autres champs, y compris la date de paiement, la méthode de paiement, le montant et le compte. Dans la section des dépenses, il y a également un code de tâche UTBMS, similaire à celui des entrées de temps, bien qu'il ne soit pas obligatoire.

Format LEDES dans la facturation :

Créez maintenant la facture pour ce client comme vous le feriez pour une facture standard. Dans LEDES, il est important de noter que vous ne pouvez inclure qu'une seule affaire dans une facture.

Ainsi, lorsque le client a activé les LEDES, vous êtes limité à la sélection d'une seule affaire. Sélectionnez l'affaire et importez les saisies de temps, les dépenses et les éléments facturables éventuellement disponibles.

 Sur la page des articles, les articles sélectionnés seront affichés dans la facture, chacun avec ses codes respectifs. Ces codes seront reflétés dans la facture finale. Ajoutez des services si nécessaire et passez à la page des informations complémentaires. Complétez les informations complémentaires de la facture et enregistrez.

Le modèle peut  être utilisé pour suivre le code de chaque élément de la facture LEDES.

Les utilisateurs peuvent ensuite exporter la facture dans les formats standard Word ou PDF ou dans deux nouveaux formats spécifiques à LEDES : le standard LEDES1998B et le standard LEDES1998BI.  

La facture exportée présentera tous les détails nécessaires en utilisant le format LEDES.

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