Objectifs
- Créer un modèle de document Word.
- Créer un questionnaire dans le système.
Etapes
LEXZUR vous permet de générer des contrats basés sur vos propres modèles en automatisant les champs pour remplir les formulaires automatiquement.
Pour ajouter un nouveau questionnaire à partir d'un modèle, vous devez suivre certaines étapes :
Créez un document Word modèle, qui inclut tous les détails de votre contrat constant, et distinguez les variables à l'aide de caractères spéciaux, par exemple, le
Objectives
- Create a Template Word Document.
- Create a Questionnaire in the system.
Steps
LEXZUR allows you to generate contracts based on your own templates by automating fields to fill out forms automatically.
To add a new questionnaire from a template you must follow some steps:
...
${..}.
...
Ces variables seront remplies lors de l'ajout d'un nouveau contrat à partir du système.
| Tip |
|---|
You can use LEXZUR Word Add-on to create a template document. Learn more here. |
Add a new Template in the system.
Therefore, click the Contracts & Documents dropdown list in the Navigation menu and choose Manage Templates.
From this page, you can add new, edit, hide/show in Client Portal, clone, or delete contract templates.
To add a new questionnaire you must:
- Give this Template a Name
- Choose the Type of contract.
- Upload the contract template document, generated in the first step.
- (optional) You can also upload any supporting documents related to your contract.
Templates are added based on the contract area of practice, so you can add templates for each contract type.
...
| Info |
|---|
Each template can have multiple pages, groups, and variables. These are the variables that will change whenever a new contract is created from this template. |
You can easily add pages, groups, or variables from the plus sign next to each item.
Enter the title of the pages of the questionnaire, the page description if needed, and name the groups as well.
| Info |
|---|
Within each group, you can add multiple variables. |
The first variable will be the Date for example.
| Note |
|---|
The name should be written the same as in the document you uploaded. |
When adding a variable you need to specify:
- Name: Name of the variable
- Question: The question that will help the user to understand the variable field in the contract questionnaire
- Type: it could be either a System variable or a Document Variable
- Mapped-to Field / Field Type: link the type to one of the fields of the contact's metadata if it's a system variable, or specify the field type otherwise.
- Add a variable description and specify whether it is required.
| Info |
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System variable means that it's mapped to one of the fields in the system, and document variable, means it could be single text, date, list, etc. |
Document variables could be single text, text box, date, list, checkboxes, radio buttons, image, or table.
Similarly, add the other variables.
Repeat the process depending on the contract's pages and the number of input variables and once done, click on save.
The questionnaire has now been created and it can be used in the creation of a contract from a template of the selectable type. Learn more here.
| Note |
|---|
The Supporting Documents uploaded in the contract template will be then visible to the users upon creating the contract for their reference so that they can click to download it and review it before filling out the questionnaire. |
For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.
Vous pouvez utiliser le module complémentaire LEXZUR Word pour créer un modèle de document. Pour en savoir plus, cliquez ici. |
Ajouter un nouveau modèle dans le système.
Pour ce faire, cliquez sur la liste déroulante Contrats et documents dans le menu de navigation et choisissez Gérer les modèles.
À partir de cette page, vous pouvez ajouter de nouveaux modèles de contrat, les modifier, les masquer/afficher dans le portail client, les cloner ou les supprimer.
Pour ajouter un nouveau questionnaire, vous devez
1.donner un nom à ce modèle
2.Choisir le type de contrat.
3.Télécharger le modèle de contrat généré lors de la première étape.
4.(facultatif) Vous pouvez également télécharger tous les documents justificatifs relatifs à votre contrat.
Les modèles sont ajoutés en fonction du domaine d'activité du contrat, de sorte que vous pouvez ajouter des modèles pour chaque type de contrat.
- Passez maintenant au contenu du modèle et commencez à créer votre questionnaire :
| Info |
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Chaque modèle peut avoir plusieurs pages, groupes et variables. Ce sont ces variables qui seront modifiées chaque fois qu'un nouveau contrat sera créé à partir de ce modèle. |
Vous pouvez facilement ajouter des pages, des groupes ou des variables à partir du signe plus situé à côté de chaque élément.
Saisissez le titre des pages du questionnaire, la description de la page si nécessaire, et nommez également les groupes.
| Info |
|---|
Dans chaque groupe, vous pouvez ajouter plusieurs variables. |
La première variable sera la date, par exemple.
| Note |
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Le nom doit être écrit de la même manière que dans le document que vous avez téléchargé. |
Lors de l'ajout d'une variable, vous devez spécifier
- Nom : Nom de la variable
- Question : La question qui aidera l'utilisateur à comprendre le champ de la variable dans le questionnaire du contrat.
- Type : il peut s'agir d'une variable système ou d'une variable document.
- Champ mappé / Type de champ : lier le type à l'un des champs des métadonnées du contact s'il s'agit d'une variable système, ou spécifier le type de champ dans le cas contraire.
- Ajoutez une description de la variable et précisez si elle est obligatoire.
| Info |
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La variable système signifie qu'elle est associée à l'un des champs du système, et la variable document signifie qu'il peut s'agir d'un texte simple, d'une date, d'une liste, etc. |
Les variables du document peuvent être un texte simple, une zone de texte, une date, une liste, des cases à cocher, des boutons radio, une image ou un tableau.
De même, ajoutez les autres variables.
Répétez le processus en fonction des pages du contrat et du nombre de variables d'entrée et, une fois terminé, cliquez sur enregistrer.
Le questionnaire est maintenant créé et il peut être utilisé dans la création d'un contrat à partir d'un modèle de type sélectionnable. Pour en savoir plus, cliquez ici. here.
| Note |
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Les documents justificatifs téléchargés dans le modèle de contrat seront alors visibles pour les utilisateurs lors de la création du contrat, afin qu'ils puissent cliquer pour les télécharger et les examiner avant de remplir le questionnaire. |
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention
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