Objectifs:
Installer le module complémentaire Word
Configurer l'intégration avec LEXZUR
- Utiliser le module complémentaire:
Ajouter des clauses
Ajouter des variables
Ajouter des contrats
Télécharger des documents
Etapes:
Dans l'objectif d'améliorer l'efficacité et d'augmenter la productivité, le module complémentaire LEXZUR Word vous permet de créer et de gérer facilement des modelés de documents prédéfinis.
Ce module complémentaire est utilisé pour créer et automatiser des modèles prédéfinis, de contrat et rationaliser votre flux de documents.
Objectives
- Install the Word Add-on
- Setup the integration with LEXZUR
- Use the Addon:
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LEXZUR word add-on allows you to easily create and manage document templates to improve efficiency and increase productivity. This Add-on is used to create and automate contract templates and streamline your document workflow.
| Note |
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This Add-On can be installed from the app source store from Microsoft Word per user and also can be installed per Organization in Microsoft Word Web or Desktop application. |
Get the Add-on:
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Obtenir le module complémentaire :
Vous pouvez obtenir le module complémentaire facilement.
From the Insert menu within your Word document, click on Get Add-ins.
Search for LEXZUR for Word in the office store and add it.
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After you have downloaded the add-on, you have to Log in to connect Word to your LEXZUR account.
You will be asked to enter the credentials of your LEXZUR account for the integration to happen.
After the integration is made, you will be able to Insert or Add/Insert Clauses, Add Variables, Add Contracts and Upload Documents to the system.
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The add-on allows you to either insert predefined clauses into your contract document or add a new clause to the system directly through the Word app.
Click on Insert Clause, to add predefined clauses. You can choose from the clauses that you've already added to the system.
From the Insert Clause section, search for the name of the clause, and click on it.
The content of this clause will be added to your document, thus reducing the effort and time in adding repeated and common contract clauses.
Additionally, you can add your document as a new clause directly from the word add-on.
Choose Add Clause, the whole document text will be added as the new clause’s content, of course, you can manage this by adding or deleting sentences.
You just need to specify if the new clause is for all contract types or choose one type and give it a name.
You can also set this clause as private and allow some users to edit it.
Once done press Submit. You can now view your new clause within the Clause library in LEXZUR.
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To add a new variable inside your document, click on Variables from the Add-on menu.
| Note |
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Variables might be added to create Templates from the Word add-on. These are the fields that will be filled in by the user later on when filling out the questionnaire. Learn how to create Contra Templates in this guide. |
Place the cursor in your document where you want the variable to be inserted, then from the Word Addon page, give this variable a name, type, and press Insert Variable.
The variable is added to your document with special characters to be readable by the system.
You can customize these characters from the App Variable option, specify the start and end characters and update your changes.
All the variables could be then listed in the Existing Variable tab so that you can choose to add them again within the document.
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Furthermore, you can generate a new contract and create a contract template:
To Create a new contract, you can either generate a contract from a template or upload contracts.
- The “Create contract from a questionnaire” option is just the same as adding a contract using a predefined template from the system.
So, choose the document type, and based on this type, select the template that you will use, name this document, and press on Next.
The following page is the questionnaire that you should fill out.
- For the “Create/Upload a new contract” option, you will be asked to fill in some mandatory and optional fields: such as the contract type, name, requester, Date, priority, and many others.
| Note |
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In case you have variables added to your document, you will be asked to fill in these variable fields while uploading the contract. |
Once done, a new contract will be created and added to the list of contracts in the system. The Word document will be saved in the related Attachments tab of the contract.
- As for the " Add Contract Template", read this guide to know more.
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Moreover, the Word add-on enables you to upload this document directly to LEXZUR, you can either upload it to the IDocs Module, or other modules.
Therefore, name the document, and select the destination folder or the name of the Matter/Contract/IP/Client.
Dans le menu Insertion de votre document Word, cliquez sur Obtenir des modules complémentaires.
Recherchez LEXZUR pour Word dans l'Office Store et ajoutez-le.
Pour démarrer
Après avoir téléchargé le module complémentaire, vous devez vous connecter pour intégrer Word à votre compte LEXZUR
Une fois l'intégration effectuée, vous pourrez insérer ou ajouter/insérer des clauses, ajouter des variables, ajouter des contrats et télécharger des documents dans le système.
Ajouter des clauses :
Le module complémentaire vous permet d'insérer des clauses prédéfinies dans votre document contractuel ou d'ajouter une nouvelle clause au système directement via l'application Word.
Cliquez sur Insérer une clause pour ajouter des clauses prédéfinies. Vous pouvez choisir parmi les clauses que vous avez déjà ajoutées au système.
Dans la section Insérer une clause, recherchez le nom de la clause et cliquez dessus.
Le contenu de cette clause sera ajouté à votre document, ce qui réduira les efforts et le temps consacrés à l'ajout de clauses contractuelles courantes et répétées.
En outre, vous pouvez ajouter votre document en tant que nouvelle clause directement à partir du module complémentaire word
Choisissez Ajouter une clause, le texte entier du document sera ajouté en tant que contenu de la nouvelle clause, bien sûr, vous pouvez gérer cela en ajoutant ou en supprimant des phrases.
Il vous suffit de préciser si la nouvelle clause s'applique à tous les types de contrats ou si vous choisissez un type de contrat et lui donnez un nom.
Vous pouvez également définir cette clause comme privée et autoriser certains utilisateurs à la modifier.
Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Soumettre. Vous pouvez maintenant visualiser votre nouvelle clause dans la bibliothèque de clauses de LEXZUR.
Ajouter des variables :
Pour ajouter une nouvelle variable dans votre document, cliquez sur Variables dans le menu Modules complémentaires.
Des variables peuvent être ajoutées pour créer des modèles à partir du module complémentaire Word.
Ce sont les champs qui seront remplis par l'utilisateur plus tard lorsqu'il remplira le questionnaire.
Apprenez à créer des modèles de contrat dans ce guide.
Placez le curseur dans votre document à l'endroit où vous souhaitez insérer la variable, puis,
à partir de la page du module complémentaire Word, donnez un nom à cette variable, tapez-la et appuyez sur Insérer une variable.
La variable est ajoutée à votre document avec des caractères spéciaux pour être lue par le système.
Vous pouvez personnaliser ces caractères à partir de l'option Variable App, spécifier les caractères de début et de fin et mettre à jour vos modifications.
Toutes les variables peuvent ensuite être répertoriées dans l'onglet Variable existante afin que vous puissiez choisir de les ajouter à nouveau dans le document.
Ajouter des contrats :
En outre, vous pouvez générer un nouveau contrat et créer un modèle de contrat :
Pour créer un nouveau contrat, vous pouvez soit générer un contrat à partir d'un modèle, soit télécharger des contrats.
L'option "Créer un contrat à partir d'un questionnaire" revient à ajouter un contrat en utilisant un modèle prédéfini du système.
Choisissez donc le type de document et, en fonction de ce type, sélectionnez le modèle que vous utiliserez, nommez ce document et cliquez sur Suivant.
La page suivante est le questionnaire que vous devez remplir.
Pour l'option "Créer/télécharger un nouveau contrat", il vous sera demandé de remplir certains champs obligatoires et facultatifs, tels que le type de contrat, le nom, le demandeur, la date, la priorité, et bien d'autres encore.
Si vous avez ajouté des variables à votre document, il vous sera demandé de remplir ces champs variables lors du téléchargement du contrat.
Une fois cette opération effectuée, un nouveau contrat sera créé et ajouté à la liste des contrats du système. Le document Word sera enregistré dans l'onglet "Pièces jointes" du contrat.
Pour ce qui est de la fonction "Ajouter un modèle de contrat", lisez ce guide pour en savoir plus.
Télécharger des documents
De plus, l'extension Word vous permet de télécharger ce document directement dans LEXZUR, soit dans le module IDocs, soit dans d'autres modules.
Par conséquent, nommez le document et sélectionnez le dossier du destinataire ou le nom du dossier/du contrat/de l'IP/du client.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention
For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.
Thank you!
