Comment automatiser les tâches et les rappels lors de la création de contrats?

Objectifs

• Attribuer automatiquement des tâches ou des rappels lors de la création d'un nouveau contrat

Etapes

Lors de la création d'un nouveau contrat, vous pouvez déclencher automatiquement des tâches et des rappels afin de garantir une gestion efficace et en temps voulu du contrat. 

Pour configurer les déclencheurs automatiques de tâches et de rappels,

accédez au menu Paramètres → Préférences du système→ Automatisation des tâches et des déclencheurs.

Dans l'automatisation des tâches et des déclencheurs, vous trouverez l'option permettant de créer des déclencheurs de contrats. Il vous suffit de cliquer sur Créer/télécharger un nouveau contrat/document.

Vous pouvez y spécifier les tâches qui doivent être assignées et accomplies, ainsi que les rappels qui doivent être envoyés aux parties concernées.

Spécifiez des conditions basées sur le type de contrat et cliquez sur « Ajouter une action » pour inclure des tâches ou des rappels.

Pour chaque tâche, vous pouvez définir le type de tâche, les destinataires, les dates d'échéance, le titre et tout autre détail ou instruction supplémentaire. Ces tâches seront automatiquement créées et attribuées lorsqu'un nouveau contrat sera ajouté au système, ce qui permettra de s'assurer que toutes les actions nécessaires sont entreprises dans les délais impartis.

Vous pouvez ajouter autant de tâches que nécessaire, ou ajouter des rappels dans le même déclencheur en utilisant le bouton « Ajouter plus d'action »

De même, vous pouvez configurer des rappels à envoyer à des personnes spécifiques. Vous devez définir le type de rappel, la période d'échéance, le résumé et l'utilisateur à qui le rappel doit être envoyé.

Ces rappels servent de notifications pour que toutes les personnes impliquées dans le contrat soient informées et respectent leurs responsabilités.

La liste des déclencheurs de contrats sera ensuite suivie sous la page Tâches et déclencheurs d'automatisation, où vous pourrez effectuer d'autres actions telles que la modification ou la suppression.

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