Comment personnaliser les flux de travail des contrats

Objectifs

• Ajouter un flux de travail transitoire

Etapes

Ce guide aborde les éléments configurables lors des transitions d'un statut à l'autre du workflow.

Ces éléments seront décomposés en termes d'écrans de transition, de notifications, de permissions et d'approbations.

Avantages de la mise en place de flux de travail :

• L'équipe juridique, les demandeurs et les contributeurs seront tenus au courant de l'état d'avancement de leurs contrats.
• Une meilleure efficacité dans la collaboration sur les contrats.
• La direction sera informée de l'état d'avancement des contrats.
• Possibilité de générer des rapports sur les accords de niveau de service.

Pour ce faire, allez dans Paramètres du système→ Contrats et documents→ Gérer les flux de travail.

Choisissez le flux de travail que vous souhaitez utiliser ou créez votre propre flux de travail. 

Cliquez sur le « + » à côté du statut avec lequel vous voulez commencer et ajoutez une nouvelle transition.

Les transitions sont les changements qui doivent être effectués dans les flux de travail contractuels, d'une condition ou d'un statut à un autre, mais elles peuvent être gérées de manière à maintenir l'efficacité du processus grâce à des écrans de transition, des notifications aux personnes concernées et des autorisations.

Pour ajouter une nouvelle transition, donnez-lui un nom, décrivez-la si nécessaire et spécifiez le passage d'un état à un autre.

Transition Screens:

On each status transition, we can enable a popup screen that will force the user to fill in certain fields. This is used to protect your data integrity, ensuring that users do not skip or forget to enter data required by our practice.

Notifications:

Notifications can be configured to inform the needed parties about changes in the Contracts. For example, if at a certain point, a manager needs to be informed that a contract has passed a particular stage and requires their reviewal or approval, this can be achieved using a workflow.

Permissions:

Permissions can be set on each transition; this is used to control who has the ability to make changes in the transitions. 

Approvals:

Approvals could be enabled so that the status of the contract can't be moved until the contract/document is approved by all the involved parties. 

Once created you can then list and view transitions easily from the workflow page; click on the 3 lines next to the plus sign within each transitional status line.

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