Comment utiliser Teams Connect

Objectifs

• Créer des canaux pour les affaires/contrats/audiences des équipes
• Accédez aux équipes directement à partir de la page de l'affaire ou du contrat dans Lexzur.
• Invitez des membres, commencez des discussions et planifiez des réunions 
• Suivez les détails des affaires/contrats/audiences dans le canal Équipes, gérez les fichiers et stockez les conversations sous forme de notes.

Etapes

Une fois connecté, vous pourrez utiliser l'add-on et bénéficier de ses fonctionnalités.

Comment l'utiliser ?

Pour accéder à Teams Connect, vous avez deux possibilités.

1-Premièrement, à partir de Microsoft Teams, ouvrez l'onglet App4Legal, choisissez le module souhaité et recherchez des affaires.

La version actuelle du module complémentaire se compose de quatre onglets principaux. Trois onglets sont dédiés à la création de canaux sous les équipes Lexzur, automatiquement lors de la création du canal et de la sélection des membres. Le quatrième onglet est l'onglet des paramètres, offrant aux utilisateurs des options personnalisables et des valeurs par défaut.

Les modules pris en charge sont les suivants:

• Affaire d'entreprise
• Case Affaire de litige
• Audience
• Contrat

Les équipes LEXZUR correspondant à ces modules sont :

• LEXZUR-dossiers d'entreprise 
• LEXZUR-Cas litigieux
• LEXZUR-audience
• LEXZUR-Contrat

Pour créer un canal lié à un module, cliquez sur l'un des trois onglets mentionnés. Sélectionnez ensuite la question souhaitée dans le champ de recherche, puis cliquez sur Rechercher.

2- Alternativement, dans l'application Lexzur, naviguez vers la page de l'affaire ou du contrat et cliquez sur l'option « Se rencontrer maintenant » dans la section Personnes. Cette action ouvre Teams Connect et recherche tous les canaux liés à cette affaire spécifique. Les personnes mentionnées sur la page de l'affaire sont automatiquement ajoutées en tant que membres suggérés à ce canal. Vous pouvez ensuite modifier la composition en ajoutant ou en supprimant des membres si nécessaire..

S'il s'agit du première usage de l'add-on ou si aucune équipe correspondant au type de problème n'a été trouvée, le module complémentaire créera une nouvelle équipe, en ajoutant automatiquement le membre légal de l'organisation.

Sinon, il recherchera un canal existant pour le même problème. S'il en trouve un, l'utilisateur peut choisir le canal correspondant ou en créer un nouveau.

Dans le cas contraire, le module complémentaire passe à l'écran suivant pour la sélection des membres du canal.

Dans la page « Ajouter des membres à la réunion », vous disposez des options suivantes :

1. Inviter des contacts externes à la chaîne en tant qu'invités.
2. Ajouter des membres de l'organisation au canal.
3. Sélectionnez tous les contacts liés à la question en cours (affaire, litige, audience ou contrat) pour qu'ils soient présents dans le canal.

Recherchez les contacts externes qui doivent être inclus dans le canal et cliquez sur le bouton Ajouter. Répétez le processus pour ajouter des membres de l'organisation.

Une fois la sélection des membres du canal terminée, cliquez sur le bouton Se réunir maintenant. Simultanément, le module complémentaire créera le canal, ajoutera des membres, invitera des hôtes le cas échéant et préparera l'environnement.

Une fois la création du canal terminée, le module complémentaire vous redirige automatiquement vers le nouveau canal.

Here, you have the option to initiate a new conversation within the channel, schedule meetings with the members, and find all files along with pertinent details about matters, cases, or contracts under the Lexzur tab.

The add-on will introduce the Lexzur Tab at the top of each newly created channel. This tab allows you to view the matter-related details, you can directly click to manage it in Lexzur and to export channel conversations as notes and files as attachments to the associated case or contract.

After entering a note title, you must choose between All or Newest conversation options.

All conversations entail exporting all channel conversations, while Last updated means exporting only the new or updated conversations. Click the Submit button to initiate the process. If successful, a pop-up will display a message confirming the successful exportation along with a hyperlink to the related issue.

To export channel files as attachments to Lexzur servers, select the desired files from the right list and then click the Export Files button. A pop-up will appear with a message confirming the successful exportation.

For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.

Thank you!