كيفية تكوين مراكز الاعتمادات أو التوقيع على أساس الأدوار

الأهداف

إضافة المعتمدون والموقّعون بناءً على أدوار مستخدم نافذة العملاء

أتمتة مراكز الاعتماد والتوقيع بناءً على أدوار مستخدم  نافذة العملاء

الخطوات

يعد تكوين مراكز التوقيع والموافقة بناءً على الأدوار جانبًا أساسيًا لإدارة سير العمل بكفاءة.

من خلال النظر في وحدة العمل والإدارة لكل مقدم طلب، يمكنك تحديد مركز الاعتمادات ومركز التوقيع المناسبين لاستخدامهما.

على سبيل المثال، يمكن إنشاء أدوار مثل المدير المباشر والمراجع القانوني والشؤون المالية والمدير العام وغير ذلك، ولكل منها مسؤوليات ومستويات سلطة محددة. وهذا يضمن مشاركة الأفراد المناسبين في عمليات الموافقة والتوقيع.

إضافة معتمدين وموقعين:

• افتح العقد الذي طلب من خلال نافذة العملاء وادخل إلى مركز الاعتمادات.
• إن إضافة معتمد بناءً على دور يشبه إضافة أي معتمد آخر. ما عليك سوى تحديد خيار "الدور" كنوع المعتمد واختيار الدورالمطلوب من قائمة الأدوار المحددة مسبقًا المتوفرة في الإعدادات.

• أيضاً، يمكنك تعيين تسمية أو ملخص للمعتمد للتوضيح.
• يمكن إضافة جهات اعتماد متعددة ضمن نوع "الأدوار"، مما يتيح المرونة في عملية الموافقة.
• عين صلاحيات الموافقة إذا لزم الأمر.

بمجرد اضافة المعتمدين، سيستبدل النظام تلقائيًا الأدوار المشار إليها بأسماء المستخدمين المطابقين، مما يضمن مشاركة الأفراد المناسبين في عملية الموافقة.

وبالمثل ، افتح مركز التوقيع، وأضف المُوقع بناءً على الأدوار، وهو ما يشبه أيضًا إضافة أي موقع.

حدد الدور كنوع الموقع، واختر الدور من قائمة الأدوار المحددة مسبقًا.

بمجرد الحفظ، سيقوم النظام تلقائيًا باستبدال الأدوار المحددة بأسماء المستخدمين المعنيين، مما يضمن مشاركة الأفراد المعنيين في عملية التوقيع أيضًا.

أتمتة مراكز الاعتمادات والتوقيع:

لديك أيضًا القدرة على أتمتة مركز الاعتمادات والتوقيع من خلال تكوينهما لتعيين المعتمدين والموقعين تلقائيًا بناءً على الأدوار،

مما يلغي الحاجة إلى الإضافة اليدوية. يمكن تحقيق ذلك باستخدام معايير محددة لتحديد الأفراد المناسبين لكل دور.

لذلك، انتقل إلى إعدادات النظام -> العقود والمستندات -> مركز الاعتمادات.

انقر لإضافة مركز اعتمادات جديد

أعطه اسمًا، وحدد شروط الاعتماد، يمكنك إضافة العديد من المعايير حسب الحاجة، على سبيل المثال، وفقًا لنوع العقد، والقيمة، والأولوية، وما إلى ذلك.

ثم حدد المعتمدين. حدد هنا دور المعتمد وعلامة الاعتماد.

يمكنك إضافة جميع المعتمدين المعنيين مباشرة من هنا، وتعيين الأولوية إذا لزم الأمر.

وبالمثل، افتح مركز التوقيع، وحدد الموقعين أيضًا.

لمزيد من المعلومات حول lexzur، لا تتردد في التواصل معنا على help@lexzur.com

شكرا لك!