Comment configurer les centres d'approbation ou de signature en fonction des rôles?

Objectifs

• Ajouter des approbateurs et des signataires en fonction des rôles des utilisateurs du portail client
• Automatiser les centres d'approbation et de signature en fonction des rôles des utilisateurs du portail client.

Etapes

La configuration des centres de signature et d'approbation en fonction des rôles est un aspect essentiel d'une gestion efficace du flux de travail.

En tenant compte de l'unité opérationnelle et du département de chaque demandeur, vous pouvez déterminer le centre d'approbation et le centre de signature appropriés à utiliser. Par exemple, il est possible d'établir des rôles tels que responsable hiérarchique, juriste, financier, directeur général et autres, chacun ayant des responsabilités et des niveaux d'autorité spécifiques. Cela permet de s'assurer que les bonnes personnes sont impliquées dans les processus d'approbation et de signature.

Ajouter des approbateurs et des signataires :

• Ouvrez le contrat demandé par le portail client et accédez au centre d'approbation.
• L'ajout d'un approbateur basé sur un rôle est similaire à l'ajout de tout autre approbateur.
• Il suffit de sélectionner l'option « Rôle » comme type d'approbateur et de choisir le rôle souhaité dans la liste des rôles prédéfinis disponibles dans les paramètres.

• En outre, vous pouvez attribuer une étiquette ou un résumé à l'approbateur pour plus de clarté.
• Plusieurs approbateurs peuvent être ajoutés sous le type « Rôles », ce qui permet une certaine flexibilité dans le processus d'approbation.
• Définissez les autorisations d'approbation si nécessaire.

Une fois la configuration terminée, le système remplacera automatiquement les rôles indiqués par les noms des utilisateurs correspondants, garantissant ainsi que les personnes appropriées sont impliquées dans le processus d'approbation.

Similarly, open the signature center of the contract, and add the signee based on roles, which is also similar to adding any signee.

Select the Role type, and choose the role from the predefined list of roles.

Once saved, the system will automatically substitute the specified roles with the respective users' names, guaranteeing the participation of the relevant individuals in the signature process as well.

Automate Approval and Signature Centers:

You also have the ability to automate your approval center and signature center by configuring them to assign approvers and signees automatically based on roles, eliminating the need for manual addition. This can be achieved using specific criteria logic to determine the appropriate individuals for each role.

Therefore, go to the system settings→ contracts & documents→ approval center

 Click to add a new approval center

Give it a name, and specify the approval conditions, you can add as many criteria as needed, for example, according to the contract type, value, priority, and so on.

Then select the approvers. Here specify the Role of the approver and the approval label.

You can add all the approvers involved directly from here, and set the order if needed.

Similarly, open the Signature Center, and indicate the signees as well.

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