Comment gérer les licences d'utilisateur en cas de transition d'un employé à l'autre ?

Objectifs

• Remplacer la licence de l'utilisateur par celle d'un nouvel utilisateur

Etapes

Lorsque vous achetez un nombre bien déterminé de licences pour des produits (Core ou Contra)

et qu'un employé qui utilise l'une de ces licences quitte l'entreprise pendant la période d'abonnement,

vous pouvez toujours utiliser la même licence pour tout nouvel arrivant.

Pour ce faire, vous devez d'abord désactiver le compte de l'ancien utilisateur et ajouter le compte du nouvel utilisateur.

 Dans le coin supérieur à droite de l'écran, cliquez sur l'icône Paramètres→ Gérer les utilisateurs. ensuite allez vers "Gérer les utilisateurs".

À côté du nom de l'utilisateur, cliquez sur les actions et sélectionnez "Activer/Désactiver"

Une fois la désactivation effectuée, vous remarquerez une diminution du nombre de licences utilisées indiquée en haut de la page,

qui montre le nombre total de licences achetées et utilisées pour les produits de base et les produits contra.

Les licences sont calculées en fonction du nombre d'utilisateurs actifs.

Vous pouvez ensuite ajouter un nouvel utilisateur avec de nouvelles informations d'identification pour le nouvel employé sans modifier le compte de l'ancien utilisateur ni affecter les données existantes.

L'ajout d'un nouvel utilisateur est simple. Cliquez sur les actions pour ajouter un nouvel utilisateur, remplissez les informations nécessaires et enregistrez. 

Le nouvel utilisateur peut maintenant accéder au système et l'utiliser normalement, et vous constaterez que la licence restante  a été  attribuée à l'utilisateur nouvellement ajouté.

Il est important de noter que la désactivation d'un utilisateur ne signifie pas la suppression du compte.

Vous pouvez toujours le trouver dans la liste des utilisateurs désactivés. Cliquez sur "Recherche avancée" et filtrez par le statut "inactif" pour accéder à la liste de tous les comptes désactivés.

Ici, vous pouvez les réactiver et les gérer si nécessaire.

En outre, tous les travaux relatifs à l'utilisateur désactivé resteront visibles dans le système.

Vous ne perdrez aucune donnée, car le système affichera un message "(inactif)" à côté de son nom sur tous les dossiers, contentieux, contrats et autres éléments du système auxquels il a été affecté ou a contribué.

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Merci de votre attention!