Comment paramétrer le flux de travail

Objectifs

• Ajouter des flux de travail transitoires

Etapes

Ce guide aborde les éléments configurables lors des transitions d'un statut à l'autre du flux de travail.

Ces éléments seront décomposés en termes d'écrans de transition, de notifications et de permissions.

Avantages de la mise en place de flux de travail :

L'équipe juridique, les demandeurs et les contributeurs seront informés en temps et en heure de l'état d'avancement de leurs dossiers.

• Une meilleure efficacité dans la collaboration sur les dossiers.
• La direction sera informée de l'état d'avancement des dossiers.
• Possibilité de générer des accords de niveau de service (ANS) et des rapports sur les indicateurs clés de performance (KPI).

Pour ce faire, allez dans Paramètres → Dossiers→ Gérer les flux de travail.

Choisissez le flux de travail que vous souhaitez utiliser ou créez le vôtre. 

Cliquez sur la roue d'action à côté de l'état avec lequel vous voulez commencer et ajoutez une nouvelle transition.

Les transitions sont les changements qui doivent être effectués dans les flux de travail du dossier, d'une situation ou d'un statut à un autre,

et ce afin de garder le processus efficace grâce à des écrans de transition, des notifications aux personnes concernées et des permissions.

Pour ajouter une nouvelle transition, nommez-la, décrivez-la si nécessaire et précisez le statut de départ et d'arrivée.

Ecran de Transition :

Lors de chaque transition de statut, nous pouvons activer un écran contextuel qui obligera l'utilisateur à remplir certains champs.

Cela permet de protéger l'intégrité de vos données, en veillant à ce que les utilisateurs ne sautent pas ou n'oublient pas de saisir les données requises par notre pratique.

Notifications:

Les notifications peuvent être configurées pour informer les parties concernées des changements intervenus dans le dossier.

Par exemple, si à un moment donné, un responsable doit être informé qu'un dossier a franchi une étape particulière et qu'elle doit être examinée ou approuvée, il est possible de le faire à l'aide d'un flux de travail.

Permissions:

Des autorisations peuvent être définies pour chaque transition, ce qui permet de contrôler qui a la possibilité d'apporter des modifications aux transitions.

Il est possible de mettre en place des processus d'approbation/de révision permettant à un ou plusieurs utilisateurs  d'approuver ou de rejeter un dossier

Une fois créées, les transitions peuvent être listées et visualisées facilement à partir du flux de travail :

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Merci de votre attention!