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Ce guide aborde les éléments configurables lors des transitions d'un statut à l'autre du workflowflux de travail.
Ces éléments seront décomposés en termes d'écrans de transition, de notifications et de permissions.
Avantages de la mise en place de flux de travail :
L'équipe juridique, les demandeurs et les contributeurs seront informés en temps et en heure de l'état d'avancement de leurs affaires.
- Une meilleure efficacité dans la collaboration sur les affaires.
- La direction sera informée de l'état d'avancement des affaires.
- Possibilité de générer des accords de niveau de service (SLA) et des rapports sur les indicateurs clés de performance (KPI).
Possibilité de générer des accords de niveau de service (SLA) et des rapports sur les indicateurs clés de performance (KPI).
Pour ce faire, allez dans Paramètres → Dossiers→ Gérer les flux de travail.
Choisissez le flux de travail que vous souhaitez utiliser ou créez le vôtre.
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Pour en savoir plus sur l'ajout et la gestion des flux de travail, cliquez ici. here. |
Cliquez sur la roue d'action à côté de l'état avec lequel vous voulez commencer et ajoutez une nouvelle transition.
Les transitions sont les changements qui doivent être effectués dans les flux de travail de la matièredu dossier, d'une condition situation ou d'un statut à un autre,
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Pour ajouter une nouvelle transition, nommez-la, décrivez-la si nécessaire et spécifiez précisez le statut de départ et d'arrivée.
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Lors de chaque transition de statut, nous pouvons activer un écran contextuel qui obligera l'utilisateur à remplir certains champs.
Cela permet de protéger l'intégrité de vos données, en veillant à ce que les utilisateurs ne sautent pas ou n'oublient pas de saisir les données requises par notre pratique.
Notifications:
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Par exemple, si à un moment donné, un responsable doit être informé qu'une affaire un dossier a franchi une étape particulière et qu'elle doit être examinée ou approuvée, il est possible de le faire à l'aide d'un flux de travail.
Permissions:
Des autorisations peuvent être définies pour chaque transition, ce qui permet de contrôler qui a la possibilité d'apporter des modifications aux transitions.
Il est possible de mettre en place des processus d'approbation/de révision permettant à un ou plusieurs utilisateurs d'approuver ou de rejeter un dossier
Une fois créées, les transitions peuvent être listées et visualisées facilement à partir du flux de travail :
Des exemples de flux de travail pour les affaires d'entreprise et les affaires de contentieux sont fournis avec des explications sur les transitions données. Chaque flèche dans les diagrammes reflète une transition de statut
Exemple de flux de travail dans les dossiers d'entreprise :
Explication du flux de travail :
1.Demande reçue : Point de départ du workflow « Corporate Matter ».
2.En cours d'examen : L'équipe juridique (l'assigné, le chef d'équipe, le responsable juridique peuvent examiner la demande soumise).
3.NMI[BU] : Besoin d'informations supplémentaires de la part de l'unité opérationnelle. S'il manque des informations/détails sur le dossier soumis après l'examen (statut « en cours d'examen »), la demande peut être renvoyée au demandeur et l'unité opérationnelle peut ajouter les informations/détails manquants et les renvoyer à l'équipe juridique.
4.En cours de rédaction : Une fois que toutes les informations nécessaires ont été fournies par le demandeur, l'équipe juridique peut commencer à travailler sur la demande soumise (par exemple, avis juridique, conseil juridique, diligence raisonnable, examen des documents).
5.Exécution : Une fois que l'affaire est terminée et que la version finale est prête (par exemple avis juridique, conseil juridique, diligence raisonnable, examen des documents), elle est renvoyée au demandeur
Litigation Workflow Example:
Workflow Status Explanation:
- Request received: Start point of the Litigation Case Workflow.
- Under review: The Legal team (Assignee, Team Leader, Legal Manager can review the submitted request).
- NMI[BU]: Need more information from the Business unit. If the requested Litigation Case is missing any information/details on the submitted Litigation Case after Reviewing (Under review status) the request it can be sent back to the requester, and the Business unit can add the missing information/details and send back to the Legal team.
- Under Litigation: once all the needed information/details on this case are received, the Legal team can nominate an External law firm for this case and outsource it. Next, the External law firm will start working on this case (with all the Stages, Hearing, Court); if the external law firm needs more information on the case, they can request it from the Legal team and the Legal team can ask from the Business unit respectively.
- Withdrawn for Settlement: If the Legal team and opponent (or External Law firm) will agree on the claim: for example, paying the claimed amount, agreement breached fees/penalties, or any other; the case can be withdrawn and complete the remaining litigation activities.
- Strike-off: the case can be removed or canceled if: for example, the opponent company announced bankruptcy, the opponent(individual) is not in the country, the company’s internal reasons if the claimed amount is not worth the amount of spent amount.
- Enforcement: Once the Litigation went through all the stages (First Instance, Appeal, Execution) and: for example, court has ordered to pay 1mln USD to the plaintiff-> not the claimed amount (Judgement amount) can go to enforcement of this amount from the opponent.
- Case Closed: Once the judgment is announced from the Execution court and the Legal team of the company received the final judgment from the Court.
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