Objectifs
- Automate Bills Approval Centers
Steps
After creating new bills, the next step might be the approval process. Therefore if you use an approval matrix, you can predefine it from the Billing Module settings, based on your business criteria and rules.
To do so, go to the Billing Module, then click Advanced→ Settings.
From the Bills section, choose Bills Approval Center
You will be able here to modify or add new approval centers
To add a Bill Approval Center, you must:
- Name the Approval Center
- Specify the Approval Conditions (for example Bill value greater than 2000)
- Select the Approvers (for example Head of Finance should approve the bill in the first order)
You can add as many approvers as you need, and for each one, you have to specify the label, the approver name, the order, and the user group if needed.
Now, once a new bill is created that matches the defined criteria, the Approval Status of the bill will be "Awaiting Approval" and the related approvers will receive a notification to approve the bill.
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- Automatiser l'approbation des factures
Etapes
Apres avoir créé une facture, l'étape suivante est son approbation.
Vous pouvez prédéfinir une matrice d'approbation, à partir des paramètres du module de facturation, en fonction de vos critères et règles de gestion.
Pour ce faire, accédez au module de facturation, puis cliquez sur Avancée→ Paramètres.
Dans la section Factures, sélectionnez Centre d'approbation des factures.
Vous pourrez ici modifier ou ajouter votre approbation.
Pour ajouter un centre d'approbation des factures, vous devez
1-Nommer le centre d'approbation
2-Préciser les conditions d'approbation (par exemple, valeur de la facture supérieure à 2000 €)
3-Sélectionner les approbateurs (par exemple, le responsable financier doit approuver la facture en premier lieu).
Vous pouvez ajouter des d'approbateurs , et vous devez préciser le rôle, le nom ,l'ordre dans l'hiérarchie et au sein du groupe d'utilisateurs
Quand une nouvelle facture est créée, le statut d'approbation de la facture est "En attente d'approbation" et les approbateurs concernés reçoivent une notification les invitant à l' approuver.
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