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- Comment gérer vos clients ?
- Comment configurer les rôles ?
- Comment ajouter une nouvelle catégorie Catégories de type de demande ?requêtes
- Comment ajouter un nouveau type types de demande ? requêtes
- Comment configurer les permissions ?
- Comment ajouter une nouvelle catégorie catégories de type de demande de contrat/document ?requêtes de contrats
- Comment ajouter un nouveau type de contrat/document ?types de demandes de contrats
- Comment définir les autorisations pour les contrats/documents ?
Etapes
Dans LEXZUR, les administrateurs peuvent configurer le portail client à partir du système.
Pour ce faire, naviguez vers les Paramètres du système à partir de l'icône Paramètres en haut à droite du menu principal, puis faites défiler jusqu'à la section Portail du client où vous pouvez gérer tous les paramètres connexes.
Anchor manage clients manage clients
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Pour en savoir plus sur l'ajout et la gestion des utilisateurs du portail client, cliquez ici.here. |
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LEXZUR vous permet de configurer les rôles des utilisateurs en fonction de la hiérarchie de l'entreprise, ce qui vous permet de spécifier le responsable de chaque utilisateur.
| Note |
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Ce guide explique comment configurer les rôles et les utiliser dans le processus d'approbation et de signature. |
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A partir de cette page, vous pouvez afficher la liste des clients en fonction des entreprises auxquelles ils sont liés en sélectionnant simplement le nom de l'entreprise dans la liste.
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- Request Type Categories:
Add a new category for the requests that will be visible to your clients through the portal. You will later create request types that fit into one of these categories.
Accordingly, the client portal's home page will be divided between each category and its corresponding requests.
Catégories de type de requêtes
Ajoutez une nouvelle catégorie pour les demandes qui seront visibles par vos clients sur le portail. Vous créerez par la suite des types de demandes qui correspondront à l'une de ces catégories.
En conséquence, la page d'accueil du portail client sera divisée entre chaque catégorie et les demandes correspondantes.
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- Request Type:
Request Types are the predefined forms set by the legal team to allow their clients to request matters or cases from the portal.
The process is as simple as creating an online form. Start by adding a new one using the "Add Request Type" hyperlink.
The Request Type form has many important fields:
- Name: Name of the Request Type, for example, "Legal Request".
- Request Type Category: This is the category associated with this request type.
- Applicable on: Specify if this request type is applicable to Corporate Matters or Litigation Cases.
- Practice Area: For this particular category, select the relevant practice area.
- Description: A short hint that describes the request type and when it should be used to make it easy for users.
The default fields of the Request Type are the mandatory fields in a request. They are by default filled in every Request Type to be designed. The fields are Name, Priority, and Assigned Team. The administrator can set them as visible so that the client can fill them in.
- Add Field: select from a pool of fields the needed fields to appear in the Request Type. The Fields that are not mandatory in a request can be ordered in the same way that they are added. They can be set as not Required with no need to add a Default Value for them.
- Display Name: could be changed as desired.
- Default Value: it is the preset value that the admin should add if a mandatory field is set to be hidden.
- Description: a short hint under the field to indicate the descriptive need of it.
- Actions: to change the field's order and if you want to delete non-mandatory fields.
In the notification section, you can specify the user who will receive a notification once a new request is created.
Types de requêtes
Les types de demande sont les formulaires prédéfinis établis par l'équipe juridique pour permettre à leurs clients de demander des questions ou des affaires à partir du portail.
Le processus est aussi simple que la création d'un formulaire en ligne. Commencez par en ajouter un nouveau en utilisant le lien hypertexte Ajout d’une requête
Le formulaire Type de demande comporte plusieurs champs importants :
- Nom : Nom du type de demande.
- Catégorie de type de requêtes : Il s'agit de la catégorie associée à ce type de demande.
- Applicable sur : Précisez si ce type de demande s'applique aux affaires d'entreprise ou aux litiges.
- Domaine d'activité : Pour cette catégorie particulière, sélectionnez le domaine d'activité concerné.
- Description : Une brève indication décrivant le type de demande et le moment où il doit être utilisé, afin de faciliter la tâche des utilisateurs.
Les champs par défaut du type de demande sont les champs obligatoires d'une demande. Ils sont remplis par défaut dans chaque type de demande à concevoir. Il s'agit des champs Nom, Priorité et Equipe assignée. L'administrateur peut les rendre visibles afin que le client puisse les remplir.
- Ajouter un champ : sélectionnez dans une liste de champs ceux qui doivent apparaître dans le type de demande. Les champs qui ne sont pas obligatoires dans une demande peuvent être ordonnés de la même manière qu'ils sont ajoutés. Ils peuvent être définis comme non obligatoires sans qu'il soit nécessaire d'ajouter une valeur par défaut.
- Nom d'affichage : peut être modifié à volonté.
- Valeur par défaut : il s'agit de la valeur prédéfinie que l'administrateur doit ajouter si un champ obligatoire est masqué.
- Description: une brève indication sous le champ pour signaler les champs obligatoires.
- Actions : pour modifier l'ordre des champs et pour supprimer les champs non obligatoires.
Dans la section notification, vous pouvez spécifier l'utilisateur qui recevra une notification lorsqu'une nouvelle demande est créée.
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- Permissions:
The Permissions page will display all the Transitions in the system.
La page Permissions affiche toutes les transitions du système.
L'administrateur peut accorder les autorisations nécessaires pour que le client puisse modifier le statut à partir de l'interface du portail client.The admin can grant the needed permissions so that the client can be able to change the Status from within the Client Portal interface.
| Note |
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This strictly depends on the business need of every Cela dépend strictement des besoins commerciaux de chaque client. |
| Warning |
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If there is permission granted to the clients to change a Status of a matter to for example "In Progress" while there are configured SLAs related to this Status, the SLA counters will automatically start the counters. Hence, granting the Client such permissions should be dealt with care. |
Si les clients sont autorisés à modifier le statut d'une affaire, par exemple en la faisant passer à « en cours », alors que des accords de niveau de service (SLA) ont été configurés pour cet état, les compteurs SLA démarreront automatiquement. Il convient donc de faire preuve de prudence lorsque l'on accorde au client de telles autorisations. |
Vérifiez la transition pour accorder chaque permission à tous les utilisateurs du portail client.Check the transition to grant each permission to all Client Portal Users.
Anchor Contract category Contract category
- Contract/Document Request Type Category:
The contract request type categories are managed through the contract/document request type categories under the client portal section.
Using the Add hyperlink, the administration can add a new Request Type category. You will later create contract request types that fit into one of these categories.
Accordingly, the client portal's home page will be divided between each category and its corresponding requests.
Catégories de type de requêtes de contrats
Les catégories de demande de contrat sont gérées par le biais des catégories de demande de contrat/document dans la section du portail client.
En utilisant le lien hypertexte Ajouter, l'administration peut ajouter une nouvelle catégorie de type de demande. Vous créerez par la suite des types de demande de contrat correspondant à l'une de ces catégories.
En conséquence, la page d'accueil du portail client sera divisée entre chaque catégorie et les demandes correspondantes.
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- Contract/Document Request Type:
Contract/Document Request Types are the predefined forms set by the legal team to allow their clients to request contracts from the client portal.
They are managed through the Contract/Document Request types under the Client Portal settings section.
Using the actions on the left, the admin can edit, delete or hide/un-hide a Request Type from the Portal.
Using the Add Request Type hyperlink the administration can add a new Request Type.
The Request Type form has many important fields:
Type de demandes de contrat
Les types de demande de contrat/document sont les formulaires prédéfinis définis par l'équipe juridique pour permettre à leurs clients de demander des contrats à partir du portail client.
Ils sont gérés par le biais des types de contrat/demande de document dans la section Paramètres du portail client.
En utilisant les actions sur la gauche, l'administrateur peut modifier, supprimer ou cacher/démasquer un type de demande du portail.
En utilisant le lien hypertexte Ajouter un type de demande, l'administrateur peut ajouter un nouveau type de demande.
Le formulaire Type de demande comporte plusieurs champs importants :
- Nom : nom du type de demande ; par exemple « Accord de service »..
- Catégorie de type de requêtes : Il s'agit de la catégorie associée à ce type de demande.
- Name: name of the Request Type; for example "Service Agreement".
- Request type category: This is the category associated with this request type.
- Type : The contract/Document typeLe type de contrat/document.
- SubSous-type : if there is anys'il y en a un.
- Description: A short hint that describes the request type and when it should be used.
- Default Fields of the Request Type: They are the mandatory fields in a request. They are by default filled in every Request Type to be designed. The fields are Name, Priority, and Assigned Team. The administrator can set them as required so that the client fills them in. Or, as an alternative, one or more of these fields can be set as Not Required and a value by default is preset by the administrator.
- Add Field: select from a pool of Fields the needed Fields to appear in the Request Types. The Fields that are not mandatory in a request can be ordered in the same way that they are added. They can be set as not Required without adding a Default Value for them.
- Display Name: It could be changed as desired.
- Default Value: It is the preset value that the admin should add if a mandatory field is set to be hidden.
- Description: is a short hint under the field to indicate the descriptive need of it.
- Actions: to change the field's order and if you want to delete non-mandatory fields.
In the notification section, you can specify the user who will receive a notification once a new contract/document request is created.
- Une brève indication décrivant le type de demande et le moment où il doit être utilisé
- Champs par défaut du type de demande : Il s'agit des champs obligatoires d'une demande. Ils sont remplis par défaut dans chaque type de demande à concevoir. Il s'agit des champs Nom, Priorité et Equipe assignée. L'administrateur peut les définir comme obligatoires afin que le client les remplisse. Ou bien, un ou plusieurs de ces champs peuvent être définis comme non obligatoires et une valeur par défaut est prédéfinie par l'administrateur.
Ajouter un champ : sélectionnez dans un ensemble de champs les champs nécessaires pour apparaître dans les types de demande. Les champs qui ne sont pas obligatoires dans une demande peuvent être ordonnés de la même manière qu'ils sont ajoutés. Ils peuvent être définis comme non obligatoires sans qu'une valeur par défaut ne leur soit attribuée. - Nom d'affichage : Il peut être modifié à volonté.
- Valeur par défaut : Il s'agit de la valeur prédéfinie que l'administrateur doit ajouter si un champ obligatoire est masqué.
- Description : il s'agit d'une brève indication sous le champ pour en préciser la nécessité descriptive.
- Actions : pour modifier l'ordre des champs et pour supprimer les champs non obligatoires.
Dans la section notification, vous pouvez spécifier l'utilisateur qui recevra une notification lorsqu'une nouvelle demande de contrat/document est créée.
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- Contract/Document Permissions
Autorisations pour les contrats/documents :
The Permissions page will display all the Transitions in the system.
The admin can grant the needed Permissions so that the client will be able to change the Status from within the Client Portal interface.
| Note |
|---|
This strictly depends on the business need of every Client. |
| Warning |
|---|
If there is permission granted to the Clients to change a Status of a document/contract to for example "In Progress" while there are configured SLAs related to this status, the SLA counters will automatically start the counters. Hence, granting the Client such permissions should be dealt with care. |
If the Transition is checked, this means that permission is granted to all Client Portal Users.
For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.
La page Permissions affiche toutes les transitions dans le système.
L'administrateur peut accorder les autorisations nécessaires pour que le client puisse modifier le statut à partir de l'interface du portail client.
| Note |
|---|
Cela dépend strictement des besoins commerciaux de chaque client. |
| Warning |
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Si les clients sont autorisés à modifier le statut d'un document/contrat, par exemple en le faisant passer à « En cours », alors que des accords de niveau de service (SLA) ont été configurés pour ce statut, les compteurs SLA démarreront automatiquement. Il convient donc de faire preuve de prudence lorsque l'on accorde au client de telles autorisations. |
Si la case Transition est cochée, cela signifie que l'autorisation est accordée à tous les utilisateurs du portail client..
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attentionThank you!
