Objectifs
- Suivre la facture du fournisseur
- Gérer les détails de la facture (Modifier/Ajouter des commentaires/Approuver/Enregistrer des paiements/Transférer des pièces jointes)
Etapes
Le module Facturation de LEXZUR permet de gérer toutes les données financières, telles que les dépenses, les factures, les factures fournisseurs, les clients et les relevés d'heures.
Pour suivre et gérer toutes les factures partagées par un fournisseur :
Tout d'abord, dans le menu principal, cliquez sur Facturation→ Fournisseurs → Lister les factures.
Dans ce tableau, vous pouvez visualiser toutes les factures avec leurs détails tels que la date de la facture, le numéro, le statut, le compte fournisseur associé, etc.
| Note |
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Vous pouvez gérer l'affichage de la grille, ajouter ou supprimer des colonnes, faire avancer votre recherche en fonction de conditions de facturation spécifiques et exporter les résultats vers une feuille de calcul à des fins de reporting. |
Pour suivre une facture , il faut cliquer sur la date de la facture.
Vous serez redirigé vers la page qui regroupe toutes les factures et vous pouvez gérer les informations générales, le centre d'approbation, les paiements, les pièces jointes et les factures associées.
Informations générales:
Sous l'onglet Informations générales, vous pouvez gérer les détails de la facture, ajouter des commentaires. et de nouveaux éléments .
| Warning |
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les factures ne peuvent plus être modifiées une fois qu'elles ont été totalement ou es factures ne peuvent plus être modifiées une fois qu'elles ont été totalement ou partiellement payées ou importées dans une facture. |
| Note |
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Dans les paramètres ,la facture peut être statuée en tant que brouillon ou ouvert. |
Centre d'approbation :
Le processus d'approbation démarre quand les détails de la facture correspondent à certains critères d'approbation.
Cependant, la facture sera statuée comme ouverte ,et sera approuvée si elle remplie les critères d'approbation.
Les approbateurs recevront une notification par mail et pourront approuver ou rejeter la facture à partir de l'onglet Centre d'approbation.
| Tip |
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Le Centre d'approbation des factures peut être configuré à partir des paramètres de facturation sur la base de critères commerciaux prédéfinis. Pour en savoir plus, cliquez ici. |
Paiement Effectués:
Paiement Effectués Cet onglet vous permet de consulter les paiements effectués sur la facture et d'en enregistrer une nouvelle.
Documents Associés:
Dans l'onglet Pièces jointes, vous pouvez télécharger des fichiers/dossiers et créer un nouveau dossier ou document relatif à cette facture.
Factures des clients :
Les éléments de facturation peuvent désormais être facturés, ce qui vous permet de suivre les factures sous l'onglet Factures du client.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention.
Objectives
- Track the supplier bill
- Manage Bill Details (Edit/Add Comments/Approve/Record Payments/upload attachments)
Steps
The Billing module in LEXZUR allows you to handle all financial data, such as expenses, invoices, supplier bills, clients, and time logs.
To track and manage all bills shared by a supplier:
First, from the main menu click Billing→ Suppliers → View All Bills.
From this grid, you can view all the bills with their details such as bill date, number, status, related supplier account, and so on.
| Note |
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You can manage the grid view, add or remove columns, advance your search based on specific bill conditions, and export the results to a spreadsheet for reporting purposes. |
To Track a specific bill, just click on the bill date. You will be directed to the Bills detailed page where you can manage the General Info, Approval Center, Payments, Attachments, and related Invoices.
General Info:
Under the General info tab, you can edit the Bill details, add new Bill items, and add comments as well.
| Warning |
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Bills can no longer be edited once they have been paid, partially paid, or imported into an invoice. |
| Note |
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The initial status of the bill could be set from the settings as Draft or Open |
Approval Center:
If the Bill details match certain approval criteria, the approval process will start.
However, the status of the bill will be automatically set to open and it will be auto-approved if there are no matching approval criteria.
Approvers will receive an email notification, and they can then approve or reject the bill from the Approval Center Tab.
| Tip |
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The Bills Approval Center can be configured from the Billing Settings based on predefined business criteria. Learn more here. |
Payment Made:
The Payment Made Tab, is where you can view payments made on the bill and record a new one.
| Info |
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Learn more on how to settle payments on bills in this guide. |
Attachments:
From the Attachments Tab, you can Upload Files/Folders, and create a new folder or document related to this bill.
Client Invoices:
Bills items can now be invoiced, therefore, you can track the related invoices under the Client Invoices tab.
For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.
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