Objectifs
- Ajouter des approbateurs et des signataires en fonction des rôles des utilisateurs du portail client
- Automatiser les centres d'approbation et de signature en fonction des rôles des utilisateurs du portail client.
Etapes
La configuration des centres de signature et d'approbation en fonction des rôles est un aspect essentiel d'une gestion efficace du flux de travail.
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Pour en savoir plus sur la configuration des rôles, cliquez ici. here. |
Ajouter des approbateurs et des signataires :
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- Ouvrez le contrat demandé par le portail client et accédez au centre d'approbation.
- L'ajout d'un approbateur basé sur un rôle est similaire à l'ajout de tout autre approbateur.
- Il suffit de sélectionner l'option « Rôle » comme type d'approbateur et de choisir le rôle souhaité dans la liste des rôles prédéfinis disponibles dans les paramètres.
- En outre, vous pouvez attribuer une étiquette ou un résumé à l'approbateur pour plus de clarté.
- Plusieurs approbateurs peuvent être ajoutés sous le type « Rôles », ce qui permet une certaine flexibilité dans le processus d'approbation.
- Définissez les autorisations d'approbation si nécessaire.
Une fois la configuration terminée, le système remplacera automatiquement les rôles indiqués par les noms des utilisateurs correspondants, garantissant ainsi que les personnes appropriées sont impliquées dans le processus d'approbation.
Similarly, open the signature center of the contract, and add the signee based on roles, which is also similar to adding any signee.
Select the Role type, and choose the role from the predefined list of roles.
Once saved, the system will automatically substitute the specified roles with the respective users' names, guaranteeing the participation of the relevant individuals in the signature process as well.
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You also have the ability to automate your approval center and signature center by configuring them to assign approvers and signees automatically based on roles, eliminating the need for manual addition. This can be achieved using specific criteria logic to determine the appropriate individuals for each role.
Therefore, go to the system settings→ contracts & documents→ approval center
Click to add a new approval center
Give it a name, and specify the approval conditions, you can add as many criteria as needed, for example, according to the contract type, value, priority, and so on.
Then select the approvers. Here specify the Role of the approver and the approval label.
You can add all the approvers involved directly from here, and set the order if needed.
Similarly, open the Signature Center, and indicate the signees as well.
For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.
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De même, ouvrez le centre de signature du contrat et ajoutez le signataire en fonction des rôles, ce qui est également similaire à l'ajout de n'importe quel signataire.
Sélectionnez le type de rôle et choisissez le rôle dans la liste des rôles prédéfinis.
Une fois enregistré, le système remplacera automatiquement les rôles spécifiés par les noms des utilisateurs respectifs, garantissant ainsi la participation des personnes concernées au processus de signature.
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Automatiser les centres d'approbation et de signature :
Vous avez également la possibilité d'automatiser votre centre d'approbation et votre centre de signature en les configurant de manière à ce qu'ils attribuent automatiquement des approbateurs
et des signataires en fonction des rôles, ce qui élimine le besoin d'ajouts manuels.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser une logique de critères spécifiques afin de déterminer les personnes appropriées pour chaque rôle.
Pour ce faire, allez dans les paramètres → contrats et documents→ centre d'approbation
Cliquez pour ajouter un nouveau centre d'approbation .
Donnez-lui un nom et spécifiez les conditions d'approbation. Vous pouvez ajouter autant de critères que nécessaire, par exemple en fonction du type de contrat, de la valeur, de la priorité, etc.
Sélectionnez ensuite les approbateurs. Indiquez ici le rôle de l'approbateur et l'étiquette d'approbation.
Vous pouvez ajouter tous les approbateurs concernés directement à partir d'ici, et définir l'ordre si nécessaire.
De même, ouvrez le Centre de signature et indiquez également les signataires.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention!
