Objectifs
- Gérer les demandes reçues du portail client
Etapes
Chaque fois qu'un utilisateur du portail client soumet une demande à partir du portail (concernant des dossiers ou des contrats), l'équipe juridique et l'administrateur peuvent être informés de l'évolution de la situation. par mail
| Note |
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| Les administrateurs peuvent configurer les personnes à notifier selon leurs préférences. |
lls pourront également consulter la demande à partir du système.
.Prenons l'exemple d'une demande de dossier. Une fois soumise, elle sera automatiquement classée dans les tableaux Dossiers→ Dossiers Corporatifs, contentieux ou Propriété intellectuelle
| Note |
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Toutes les dossiers demandés à partir du portail client seront marqués d'un trait vert. |
En cliquant sur l'identifiant ou le nom du dossier, vous serez redirigé vers la page du dossier, où vous pourrez consulter les détails de la demande, commencer à travailler sur le dossier et prendre les mesures nécessaires.
L'équipe juridique peut vérifier le demandeur du dossier et l'entreprise du demandeur dans la section « Personnes .
Certains changements et détails du dossier, tels que le statut, les développements importants, l'assigné, la description, etc. seront visibles pour les demandeurs.
Lorsque l'équipe juridique commence à travailler sur le dossier, en apportant des ajustements au flux de travail et en ajoutant des développements importants, ces mises à jour seront reflétées dans le portail client.
En outre, l'équipe juridique et le demandeur peuvent communiquer à l'aide de la section Notes.
L'équipe juridique peut utiliser ces notes pour envoyer des commentaires au demandeur ou communiquer en interne avec d'autres membres de l'équipe.
| Info |
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| Exemple de la page d'une dossiers dans le portail client |
En outre, les demandeurs auront accès aux pièces jointes relatives à leurs demandes. Par conséquent, l'équipe juridique peut gérer la visibilité de tout fichier ou dossier qu'elle souhaite partager avec les utilisateurs du portail client..
| Note |
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| Les pièces jointes marquées d'un trait vert indiquent qu'elles sont visibles par le demandeur. |
Le même principe s'applique aux demandes de contrat. Une fois envoyées depuis le portail, elles seront accessibles à partir de la liste Contrats et documents.
L'équipe chargée des contrats peut alors gérer et traiter ces demandes comme n'importe quel autre contrat dans le système.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention
Objectives
- Manage requests received from the client portal
Steps
Whenever a client portal user submits a request from the portal (regarding matters or contracts), both the legal team and the assignee can be notified via email.
| Note |
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| Administrators have the flexibility to configure who should be notified based on their preferences. |
Also, they will be able to view the request from the system.
Let's take an example of a matter request. Once submitted it will be listed automatically under Matters→ Corporate Matters/ Litigation Cases or Intellectual Property grids
| Note |
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All matters requested from the client portal will be marked with a green line beside them. |
When clicking on the Matter ID or name, you'll be redirected to the matter page, where you can review the request details, start working on the matter, and take necessary actions.
The legal team can check the requester of the matter and the related company of the requester from the people section.
Certain changes and matter details, such as status, important developments, assignee, description, and more, will be visible to requesters. When the legal team begins working on the matter, making adjustments to the workflow and adding important developments, these updates will be reflected within the client portal.
Furthermore, both the legal team and the requester can communicate using the Notes section. The legal team can utilize these notes to send comments to the requester or communicate internally with other team members.
| Info |
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| Example of a matter page from the Client Portal |
Additionally, requesters will have access to attachments related to their requests. Consequently, the legal team can manage the visibility of any files or folders they wish to share with client portal users.
| Note |
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| Attachments marked with the green line indicate that they are visible to the requester. |
The same principle applies to contract requests. Once sent from the portal, they will be accessible from the Contracts & Documents list. The Contract team can then handle and process these requests like any other contract in the system.
For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.
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