Objectifs
- Créer des canaux pour les dossiers/contrats/audiences des équipes
- Accédez aux équipes directement à partir de la page du dossier ou du contrat dans Lexzur.
- Invitez des membres, commencez des discussions et planifiez des réunions
- Suivez les détails des dossiers/contrats/audiences dans le canal Équipes, gérez les fichiers et stockez les conversations sous forme de notes.
Etapes
Une fois connecté, vous pourrez utiliser l'add-on et vous servir de ses fonctionnalités.
Comment l'utiliser ?
Pour accéder à Teams Connect, vous avez deux possibilités.
1-Premièrement, à partir de Microsoft Teams, ouvrez l'onglet App4Legal, choisissez le module souhaité et recherchez des dossiers.
La version actuelle du module complémentaire se compose de quatre onglets principaux. Trois onglets sont dédiés à la création de canaux sous les équipes Lexzur, automatiquement lors de la création du canal et de la sélection des membres. Le quatrième onglet est l'onglet des paramètres, offrant aux utilisateurs des options personnalisables et des valeurs par défaut.
Les modules pris en charge sont les suivants:
- dossier corporatif
- Case dossier de litige
- Audience
- Contrat
Les équipes LEXZUR correspondant à ces modules sont :
- LEXZUR-dossiers corporatifs
- LEXZUR-Cas litigieux
- LEXZUR-audience
- LEXZUR-Contrat
Pour créer un canal lié à un module, cliquez sur l'un des trois onglets mentionnés. Sélectionnez ensuite la question souhaitée dans le champ de recherche, puis cliquez sur Rechercher.
2- Alternativement, dans l'application Lexzur, naviguez vers la page de l'dossier ou du contrat et cliquez sur l'option « Se rencontrer maintenant » dans la section Personnes. Cette action ouvre Teams Connect et recherche tous les canaux liés à cette dossier spécifique. Les personnes mentionnées sur la page de l'dossier sont automatiquement ajoutées en tant que membres suggérés à ce canal. Vous pouvez ensuite modifier la composition en ajoutant ou en supprimant des membres si nécessaire..
S'il s'agit du première usage de l'add-on ou si aucune équipe correspondant au type de problème n'a été trouvée, le module complémentaire créera une nouvelle équipe, en ajoutant automatiquement le membre légal de l'organisation.
Sinon, il recherchera un canal existant pour le même problème. S'il en trouve un, l'utilisateur peut choisir le canal correspondant ou en créer un nouveau.
Dans le cas contraire, le module complémentaire passe à l'écran suivant pour la sélection des membres du canal.
Dans la page « Ajouter des membres à la réunion », vous disposez des options suivantes :
1. Inviter des contacts externes à la chaîne en tant qu'invités.
2. Ajouter des membres de l'organisation au canal.
3. Sélectionnez tous les contacts liés à la question en cours (dossier, litige, audience ou contrat) pour qu'ils soient présents dans le canal.
| Note |
|---|
| "« Externe » signifie qui n'est pas rattaché au dossier |
Recherchez les contacts externes qui doivent être inclus dans le canal et cliquez sur le bouton Ajouter. Répétez le processus pour ajouter des membres de l'organisation.
Une fois la sélection des membres du canal terminée, cliquez sur le bouton Se réunir maintenant. Simultanément, le module complémentaire créera le canal, ajoutera des membres, invitera des hôtes le cas échéant et préparera l'environnement.
Une fois la création du canal terminée, le module complémentaire vous redirige automatiquement vers le nouveau canal.
Ici, vous avez la possibilité d'entamer une nouvelle conversation au sein du canal, de planifier des réunions avec les membres et de trouver tous les dossiers ainsi que des détails pertinents sur les dossiers, les cas ou les contrats sous l'onglet Lexzur.
L'add-on introduira l'onglet Lexzur en haut de chaque canal nouvellement créé. Cet onglet vous permet de visualiser les détails relatifs à l'dossier, de cliquer directement pour la gérer dans Lexzur et d'exporter les conversations du canal sous forme de notes et de fichiers en tant que pièces jointes à l'dossier ou au contrat associé.
Après avoir introduit un titre de note, vous devez choisir entre les options Toutes les conversations ou Dernières conversations.
Toutes les conversations implique l'exportation de toutes les conversations du canal, tandis que Dernière mise à jour signifie que seules les conversations nouvelles ou mises à jour sont exportées.
Cliquez sur le bouton Soumettre pour lancer le processus. En cas de succès, une fenêtre contextuelle affiche un message confirmant la réussite de l'exportation ainsi qu'un lien hypertexte vers le problème concerné.
Pour exporter des fichiers de canaux en tant que pièces jointes vers les serveurs Lexzur,
sélectionnez les fichiers souhaités dans la liste de droite, puis cliquez sur le bouton Exporter les fichiers. Une fenêtre pop-up s'affiche avec un message confirmant la réussite de l'exportation.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention
Objectives
- Create Channels for Matters/Contracts/Hearings from Teams
- Access Teams directly from the Matter/Contract page in Lexzur.
- Invite Members, initiate conversations and schedule meetings
- Track Matters/Contracts/Hearing Details within the Teams channel, manage files, and store conversations as notes.
Steps
Once logged in, you will be able to use the add-on and benefit from its features.
How to use it?
To access Teams Connect, you have two options.
1-First, from Microsoft Teams, open the App4Legal tab, choose the desired module, and search for matters.
The current version of the add-on consists of four main tabs. Three tabs are dedicated to creating channels under Lexzur teams automatically upon channel creation and member selection. The fourth tab functions as the settings tab, providing users with customizable options and defaults.
The supported modules include:
- Corporate Matter
- Litigation Case
- Hearing
- Contract
LEXZUR teams corresponding to these modules are:
- LEXZUR-Corporate Matter
- LEXZUR-Litigation Case
- LEXZUR-Hearing
- LEXZUR-Contract
To create a channel related to any module, click on one of the three mentioned tabs. Then, select the intended issue in the Search box, and click Search.
2- Alternatively, within the Lexzur app, navigate to the Matter/Case or Contract page and click on the "Meet now" option within the People section. This action opens Teams Connect and searches for any related channels for that specific matter. Individuals mentioned on the matter page are automatically added as suggested members to that channel. You can then modify the membership by adding or removing members as needed.
If it's the first time using the add-on or no team of the issue type is found, the add-on will create a new team, adding the legal member of the organization automatically.
Otherwise, it will search for an existing channel for the same issue. If found, the user can choose the related channel or create a new one. If not, the add-on moves to the next screen for channel member selection.
In the "Add members to the meeting" page, you have the following options:
1. Invite External contacts as guests to the channel.
2. Add members from the organization to the channel.
3. Select any related contacts to the current issue (matter, litigation, hearing, or contract) to be present in the channel.
| Note |
|---|
| "External" means not directly related to the issue. |
Search for any external contacts that need inclusion in the channel and press the Add button. Repeat the process for adding organization members.
After finishing the selection of channel members, press the Meet Now button. Simultaneously, the add-on will create the channel, add members, invite guests if any, and prepare the environment.
Upon completion of channel creation, the add-on will automatically redirect you to the new channel.
Here, you have the option to initiate a new conversation within the channel, schedule meetings with the members, and find all files along with pertinent details about matters, cases, or contracts under the Lexzur tab.
The add-on will introduce the Lexzur Tab at the top of each newly created channel. This tab allows you to view the matter-related details, you can directly click to manage it in Lexzur and to export channel conversations as notes and files as attachments to the associated case or contract.
After entering a note title, you must choose between All or Newest conversation options.
All conversations entail exporting all channel conversations, while Last updated means exporting only the new or updated conversations. Click the Submit button to initiate the process. If successful, a pop-up will display a message confirming the successful exportation along with a hyperlink to the related issue.
To export channel files as attachments to Lexzur servers, select the desired files from the right list and then click the Export Files button. A pop-up will appear with a message confirming the successful exportation.
For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.
...
!
