Objectifs
- Attribuer automatiquement des tâches ou des rappels lors de la création d'un nouveau contrat
Etapes
Lors de la création d'un nouveau contrat, vous pouvez déclencher automatiquement des tâches et des rappels afin de garantir une gestion efficace et en temps voulu du contrat.
Pour configurer les déclencheurs automatiques de tâches et de rappels,
accédez au menu Paramètres → Préférences du système→ Automatisation des tâches et des déclencheurs.
Dans l'automatisation des tâches et des déclencheurs, vous trouverez l'option permettant de créer des déclencheurs de contrats. Il vous suffit de cliquer sur Créer/télécharger un nouveau contrat/document.
Vous pouvez y spécifier les tâches qui doivent être assignées et accomplies, ainsi que les rappels qui doivent être envoyés aux parties concernées.
Spécifiez des conditions basées sur le type de contrat et cliquez sur « Ajouter une action » pour inclure des tâches ou des rappels.
Pour chaque tâche, vous pouvez définir le type de tâche, les destinataires, les dates d'échéance, le titre et tout autre détail ou instruction supplémentaire. Ces tâches seront automatiquement créées et attribuées lorsqu'un nouveau contrat sera ajouté au système, ce qui permettra de s'assurer que toutes les actions nécessaires sont entreprises dans les délais impartis.
Vous pouvez ajouter autant de tâches que nécessaire, ou ajouter des rappels dans le même déclencheur en utilisant le bouton « Ajouter plus d'action »
De même, vous pouvez configurer des rappels à envoyer à des personnes spécifiques. Vous devez définir le type de rappel, la période d'échéance, le résumé et l'utilisateur à qui le rappel doit être envoyé.
Ces rappels servent de notifications pour que toutes les personnes impliquées dans le contrat soient informées et respectent leurs responsabilités.
La liste des déclencheurs de contrats sera ensuite suivie sous la page Tâches et déclencheurs d'automatisation, où vous pourrez effectuer d'autres actions telles que la modification ou la suppression.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention
Objectives
- Automatically assign Tasks or Reminders when a new contract is created
Steps
When creating a new contract, you can automatically trigger tasks and reminders to ensure timely and efficient management of the contract.
To set up automatic task and reminder triggers, navigate to the System Settings→ System Preferences→ Tasks & Triggers Automation
Within the Tasks and Triggers Automation, you will find the option to create Contracts Triggers. Simply click on Create/Upload a new Contract/Document.
Here, you can specify the tasks that need to be assigned and completed, as well as the reminders that should be sent out to relevant parties.
Specify contract type-based conditions and click "Add Action" to include tasks or reminders.
For each task, you can define the task type, assignees, due dates, title, and any additional details or instructions. These tasks will be automatically created and assigned when a new contract is added to the system, ensuring that all necessary actions are taken within the designated timeframes.
You can add as many tasks as needed, or add Reminders in the same trigger using the "Add More Action"
Similarly, you can configure reminders to be sent to specific individuals. You must define the reminder type, due in period, summary, and the user to remind.
These reminders serve as notifications to keep everyone involved in the contract informed and on track with their responsibilities.
The list of Contracts Triggers will be then tracked under the Tasks and Triggers Automation page, where you can do further actions such as editing or deleting.
For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.
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