Objectifs
- Ajouter un flux de travail transitoire
Etapes
Ce guide aborde les éléments configurables lors des transitions d'un statut à l'autre du workflow.
Ces éléments seront décomposés en termes d'écrans de transition, de notifications, de permissions et d'approbations.
Pour ce faire, allez dans Paramètres→ Contrats et documents→ Gérer les flux de travail.
Choisissez le flux de travail que vous souhaitez utiliser ou créez votre propre flux de travail.
| Tip |
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Pour en savoir plus sur l'ajout et la gestion des flux de travail, cliquez ici. |
Cliquez sur le « + » à côté du statut avec lequel vous voulez commencer et ajoutez une nouvelle transition.
Les transitions sont les changements qui doivent être effectués dans les flux de travail contractuels, d'une condition ou d'un statut à un autre, mais elles peuvent être gérées de manière à maintenir l'efficacité du processus grâce à des écrans de transition, des notifications aux personnes concernées et des autorisations.
Pour ajouter une nouvelle transition, donnez-lui un nom, décrivez-la si nécessaire et spécifiez le passage d'un état à un autre.
Écrans de transition :
Lors de chaque transition de statut, nous pouvons activer un écran contextuel qui obligera l'utilisateur à remplir certains champs. Cela permet de protéger l'intégrité de vos données, en veillant à ce que les utilisateurs ne sautent pas ou n'oublient pas d'entrer les données requises par notre pratique.
Notifications :
Les notifications peuvent être configurées pour informer les parties concernées des modifications apportées aux contrats. Par exemple, si à un moment donné, un gestionnaire doit être informé qu'un contrat a franchi une étape particulière et doit être examiné ou approuvé, cela peut être réalisé à l'aide d'un flux de travail.
Permissions :
Des autorisations peuvent être définies pour chaque transition ; elles permettent de contrôler qui a la possibilité d'apporter des modifications aux transitions.
Approbations :
Les approbations pourraient être activées afin que le statut du contrat ne puisse pas être modifié tant que le contrat/document n'a pas été approuvé par toutes les parties concernées.
Une fois créé, vous pouvez ensuite lister et visualiser facilement les transitions à partir de la page du flux de travail ; cliquez sur les 3 lignes situées à côté du signe plus dans chaque ligne de statut de transition.
Pour plus d'informations sur LEXZUR, veuillez nous contacter par mail à help@lexzur.com.
Merci de votre attention
Objectives
- Add Transitional Workflows
Steps
This guide will cover the configurable items on Workflow transitions from one status to the other.
This will be broken down in terms of Transition Screens, Notifications, Permissions, and Approvals.
Benefits of setting workflows in place:
- The legal team, Requesters, and Contributors will be up to date with their Contracts' statuses.
- Better efficiency in collaboration on the Contracts.
- Management will be updated on how the Contracts are going.
- Ability to generate SLA reports.
To do so, go the System Settings→ Contracts & Documents→ Manage Workflows
Choose the Workflow you want to use, or create your own.
| Tip |
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Learn more about how to add and manage workflows here. |
Click on the "+" next to the status you want to start with and add a new transition.
Transitions are the changes that should be done in contract workflows, from one condition or status to another, but this can be managed in a way to keep the process efficient through transitional screens, notifications to the concerned people, and permissions.
To add a new transition give it a name, describe it if needed, and specify the transition from and to status.
Transition Screens:
On each status transition, we can enable a popup screen that will force the user to fill in certain fields. This is used to protect your data integrity, ensuring that users do not skip or forget to enter data required by our practice.
Notifications:
Notifications can be configured to inform the needed parties about changes in the Contracts. For example, if at a certain point, a manager needs to be informed that a contract has passed a particular stage and requires their reviewal or approval, this can be achieved using a workflow.
Permissions:
Permissions can be set on each transition; this is used to control who has the ability to make changes in the transitions.
Approvals:
Approvals could be enabled so that the status of the contract can't be moved until the contract/document is approved by all the involved parties.
Once created you can then list and view transitions easily from the workflow page; click on the 3 lines next to the plus sign within each transitional status line.
For more information about LEXZUR, kindly reach out to us at help@lexzur.com.
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