Objectifs

• Ajouter des approbateurs et des signataires en fonction des rôles des utilisateurs du portail client
• Automatiser les centres d'approbation et de signature en fonction des rôles des utilisateurs du portail client.

Etapes

La configuration des centres de signature et d'approbation en fonction des rôles est un aspect essentiel d'une gestion efficace du flux de travail.

En tenant compte de l'unité opérationnelle et du département de chaque demandeur, vous pouvez déterminer le centre d'approbation et le centre de signature appropriés à utiliser. Par exemple, il est possible d'établir des rôles tels que responsable hiérarchique, juriste, financier, directeur général et autres, chacun ayant des responsabilités et des niveaux d'autorité spécifiques. Cela permet de s'assurer que les bonnes personnes sont impliquées dans les processus d'approbation et de signature.

Ajouter des approbateurs et des signataires

Objectives

• Add Approvers and Signees based on Client portal user's Roles
• Automate Approval and Signature Centers based on client portal user's Roles

Steps

Configuring signature and approval centers based on roles is an essential aspect of efficient workflow management.

By considering the Business Unit and Department of each requester, you can determine the appropriate Approval Center and Signature Center to be utilized. For instance, roles such as Line Manager, Legal Review, Finance, General Manager, and more can be established, each with specific responsibilities and authority levels. This ensures that the right individuals are involved in the approval and signature processes.

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• Ouvrez le contrat demandé par le portail client et accédez au centre d'approbation.
• L'ajout d'un approbateur basé sur un rôle est similaire à l'ajout de tout autre approbateur.
• Il suffit de sélectionner l'option « Rôle » comme type d'approbateur et de choisir le rôle souhaité dans la liste des rôles prédéfinis disponibles dans les paramètres
• Open the contract requested by the client Portal and access the approval center.
• Adding an approver based on a role is similar to adding any other approver. Simply select the "Role" option as the type of approver and choose the desired role from the list of predefined roles available in the settings.

• Additionally, you can assign an approver label or summary for clarity.
• Multiple approvers can be added under the "Roles" type, allowing for flexibility in the approval process.
• Set the approval permissions if needed.

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• En outre, vous pouvez attribuer une étiquette ou un résumé à l'approbateur pour plus de clarté.
• Plusieurs approbateurs peuvent être ajoutés sous le type « Rôles », ce qui permet une certaine flexibilité dans le processus d'approbation.
• Définissez les autorisations d'approbation si nécessaire.

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Une fois la configuration terminée, le système remplacera automatiquement les rôles indiqués par les noms des utilisateurs correspondants, garantissant ainsi que les personnes appropriées sont impliquées dans le processus d'approbationOnce the configuration is complete, the system will automatically replace the indicated roles with the corresponding users' names, ensuring the appropriate individuals are involved in the approval process.

Similarly, open the signature center of the contract, and add the signee based on roles, which is also similar to adding any signee.

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Once saved, the system will automatically substitute the specified roles with the respective users' names, guaranteeing the participation of the relevant individuals in the signature process as well.

Automate Approval and Signature Centers:

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You also have the ability to automate your approval center and signature center by configuring them to assign approvers and signees automatically based on roles, eliminating the need for manual addition. This can be achieved using specific criteria logic to determine the appropriate individuals for each role.

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