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Pour ajouter une nouvelle transition, nommez-la, décrivez-la si nécessaire et spécifiez le statut de départ et d'arrivée.
Ecran de Transition Screens :
On each status transition, we can enable a popup screen that will force the user to fill in certain fields. This is used to protect your data integrity, ensuring that users do not skip or forget to enter data required by our practiceLors de chaque transition de statut, nous pouvons activer un écran contextuel qui obligera l'utilisateur à remplir certains champs. Cela permet de protéger l'intégrité de vos données, en veillant à ce que les utilisateurs ne sautent pas ou n'oublient pas de saisir les données requises par notre pratique.
Notifications:Notifications can be configured to inform the needed parties about changes in the Matter/Case. For example, if at a certain point, a manager needs to be informed that a Matter has passed a particular stage and requires their reviewal or approval, this can be achieved using a workflow
Les notifications peuvent être configurées pour informer les parties concernées des changements intervenus dans le dossier.
Par exemple, si à un moment donné, un responsable doit être informé qu'une affaire a franchi une étape particulière et qu'elle doit être examinée ou approuvée, il est possible de le faire à l'aide d'un flux de travail.
Permissions:
Permissions can be set on each transition; this is used to control who has the ability to make changes in the transitions. It can be utilized to put in place approval/reviewal processes allowing only a specific user(s) to approve or reject a Matter.
Once created you can then list and view transitions easily from the workflow:
Examples of Corporate Matter and Litigation Case workflows are provided with explanations of their given transitions. Each arrow in the diagrams reflects a transition of statuses.
Corporate Matter Workflow Example:
Workflow Status Explanation:
- Request received: Start point of the Corporate Matter Workflow.
- Under review: The Legal team (Assignee, Team Leader, Legal Manager can review the submitted request).
- NMI[BU]: Need more information from the Business unit. If the requested Matter is missing any information/details on the submitted Matter after Reviewing (Under review status) the request can be sent back to the requester, and the Business unit can add the missing information/details and send them back to the Legal team.
- Under Drafting: Once all the needed information is provided by the requester, the Legal team can start working on the submitted request (for example Legal opinion, Legal advice, Due diligence, Review of documents).
- Completed: Once the Matter has been completed and the final version is ready (for example Legal opinion, Legal advice, Due diligence, Review of documents) is sent back to the requester.
Des autorisations peuvent être définies pour chaque transition, ce qui permet de contrôler qui a la possibilité d'apporter des modifications aux transitions.
Il est possible de mettre en place des processus d'approbation/de révision permettant à un ou plusieurs utilisateurs d'approuver ou de rejeter un dossier
Une fois créées, les transitions peuvent être listées et visualisées facilement à partir du flux de travail :
Des exemples de flux de travail pour les affaires d'entreprise et les affaires de contentieux sont fournis avec des explications sur les transitions données. Chaque flèche dans les diagrammes reflète une transition de statut
Exemple de flux de travail dans les dossiers d'entreprise :
Explication du flux de travail :
1.Demande reçue : Point de départ du workflow « Corporate Matter ».
2.En cours d'examen : L'équipe juridique (l'assigné, le chef d'équipe, le responsable juridique peuvent examiner la demande soumise).
3.NMI[BU] : Besoin d'informations supplémentaires de la part de l'unité opérationnelle. S'il manque des informations/détails sur le dossier soumis après l'examen (statut « en cours d'examen »), la demande peut être renvoyée au demandeur et l'unité opérationnelle peut ajouter les informations/détails manquants et les renvoyer à l'équipe juridique.
4.En cours de rédaction : Une fois que toutes les informations nécessaires ont été fournies par le demandeur, l'équipe juridique peut commencer à travailler sur la demande soumise (par exemple, avis juridique, conseil juridique, diligence raisonnable, examen des documents).
5.Exécution : Une fois que l'affaire est terminée et que la version finale est prête (par exemple avis juridique, conseil juridique, diligence raisonnable, examen des documents), elle est renvoyée au demandeur
Litigation Workflow Example:
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