Objectif
- Initier l'ajout de nouvelles factures
Étapes
À partir du menu principal, accédez à la section "Facturation" → "Factures" → "Ajouter une facture" pour entamer le processus de création de nouvelles factures.
Explorez la section dédiée aux factures afin de consulter la liste existante, d'ajouter de nouvelles factures et devis, et d'accéder à la liste des notes de crédit.
Vous serez dirigé vers la page "Ajouter une Nouvelle Facture", où vous devrez suivre une séquence méthodique d'étapes afin de mener à bien le processus de facturation avec précision et efficacité.
- Client :
La première étape se concentre sur le client. Veuillez donc préciser le compte du client et sélectionner le modèle de facture dans la liste prédéfinie (vous avez la possibilité de cliquer sur "Personnaliser le Modèle" pour ajouter un nouveau modèle si nécessaire).
Un numéro de facture est assigné de manière séquentielle et peut être configuré par défaut pour débuter à partir d'une valeur spécifique. Le numéro de facture continue d'augmenter progressivement.
Les informations relatives au client, telles que l'adresse, le numéro de TVA, l'adresse de facturation, etc., sont automatiquement extraites des données de contact. Vous avez ainsi la possibilité de les modifier en temps réel selon vos besoins.
- Affaires :
La prochaine étape consiste à établir des liens entre les affaires et leurs journaux de temps, dépenses, ainsi que les factures correspondantes pour l'inclusion dans la facture.
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| Note |
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| Si vous ne souhaitez pas procéder à l'association des affaires, vous avez la possibilité de passer directement aux articles. |
Au sein de la page dédiée aux affaires, vous trouverez toutes les affaires (qu'il s'agisse d'affaires d'entreprise, de litiges ou de conteneurs d'affaires) liées au client sélectionné. Vous pouvez sélectionner les affaires que vous souhaitez intégrer à votre facture.
Il est également envisageable de filtrer aisément le type d'affaires à afficher sur cette page.
De plus, des options de recherche sont disponibles, vous permettant de trouver des affaires en fonction du nom, du domaine de pratique, de l'assigné et du statut.
Importer les journaux de temps, les dépenses et les éléments de facturation en lien avec les affaires que vous avez sélectionnées, puis procédez à la soumission et à la continuation.
En outre, vous avez la possibilité de filtrer les journaux de temps par date avant de procéder à la sélection.
| Note |
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| Il est également envisageable d'ajouter une taxe ou une remise au niveau de l'ensemble des journaux de temps importés. |
- Articles :
À la troisième étape, vous aurez accès à l'ensemble des journaux de temps importés, des dépenses et des éléments de facturation, ou vous pouvez choisir d'ajouter des services supplémentaires.
Au niveau de chaque article ajouté, vous avez la possibilité de modifier les détails, supprimer des lignes ou intégrer des parts partenaires selon vos besoins.
Par ailleurs, la roue d'action située en haut à droite vous permet d'effectuer des ajustements supplémentaires, tels que la modification du niveau de remise. Vous pouvez ainsi appliquer des remises au niveau de chaque élément de la facture, du montant total de la facture avant les taxes, et du montant total de la facture après les taxes. Cette fonctionnalité avancée offre une flexibilité accrue lors de l'émission des factures à vos clients.
L'ajout d'un nouveau service peut se faire en choisissant simplement parmi une liste de services prédéfinis, et la possibilité d'ajouter un nouveau service est également disponible de manière instantanée.
De plus, vous avez la possibilité d'importer des dépenses qui ne sont pas liées aux affaires, ce qui signifie que toutes les dépenses liées au client peuvent désormais être incluses dans la facturation.
En cliquant sur le bouton "Importer les Dépenses", vous pourrez importer soit des dépenses liées aux affaires, soit des dépenses diverses.
En conclusion, la page dédiée aux informations complémentaires est l'endroit où vous devez préciser certains détails additionnels de la facture, tels que le numéro de commande, les conditions, la date, et la date d'échéance.
Il est également possible de paramétrer un rappel système pour recevoir une notification avant une échéance spécifique de la facture.
De plus, vous avez la faculté d'inclure des détails de paiement, les coordonnées bancaires, ou toute information spécifique sur vos factures à travers des notes prédéfinies.
Numéro de Facture : Cette référence est affichée dans le formulaire Excel des détails de la facture exportée.
Numéro de Commande (N° de Commande) : Il correspond au numéro de commande associé à la facture.
Conditions : Faites votre choix parmi une sélection de termes préalablement définis dans le système, ou ajoutez de nouveaux termes spécifiques à votre facture depuis les paramètres.
En outre, vous avez la possibilité de modifier le statut de la facture de "En cours de rédaction" à "Publiée". En mode "En cours de rédaction", aucune incidence sur les comptes associés (comptes de dépenses et comptes clients) ne se produit après l'enregistrement de cette facture. Cependant, si la facture est créée en tant que "Publiée", les comptes sont automatiquement débités et crédités conformément à la transaction de la facture.
Votre facture est désormais prête :
Vous avez à présent la possibilité de prévisualiser votre facture en utilisant les modèles sélectionnés, d'examiner en détail ses informations, et de modifier son statut ou son statut d'approbation.
De plus, la liste des actions disponible sur la page des Informations Générales vous offre la capacité d'effectuer des éditions, d'envoyer des courriels, d'imprimer, d'exporter vers Word ou en PDF en fonction des modèles prédéfinis, et de supprimer.
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| Note |
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| Les factures doivent être définies en tant que brouillon pour être modifiées, et seules les factures ouvertes et en brouillon peuvent être supprimées. |
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| Tip |
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| Vous avez la possibilité de personnaliser vos propres modèles de facture pour les utiliser lors de la prévisualisation ou de l'exportation des factures |
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Chaque fois que vous recevez des paiements, vous pouvez facilement les enregistrer. La page des Paiements Effectués vous permet de visualiser tous les paiements effectués sur la facture, avec l'option d'imprimer un reçu.
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- Approfondissez vos connaissances sur la manière de régler les paiements associés aux factures en consultant attentivement ce guide.
Par ailleurs, il est envisageable d'automatiser l'envoi des factures depuis le système en utilisant notre moteur de messagerie intégré, tout en suivant de manière exhaustive l'ensemble des échanges par e-mail. Pour plus de détails, veuillez vous référer à cette ressource.
Pour obtenir des informations supplémentaires sur App4Legal, veuillez nous contacter à l'adresse help@app4legal.com.
Remerciement !
