Objectifs
- Créer ou télécharger des fichiers/dossiers en lien avec une affaire.
- Gérer les annexes (Modifier, Partager, Définir la confidentialité, Rechercher...)
Étapes
Au sein de chaque page dédiée aux Affaires Corporatives ou aux Cas de Litiges, un onglet spécifique aux "Pièces Jointes" est mis à disposition.
Cet onglet constitue un référentiel centralisé pour toutes les annexes liées à une affaire, incluant une diversité d'éléments tels que des contrats, des documents, des fichiers juridiques, et bien plus encore.
Vous pouvez initier le processus en créant de nouveaux dossiers ainsi que des documents Word, Excel et PowerPoint.
Vous avez la possibilité de les glisser-déposer ou de les télécharger.
Une fois que vos documents et dossiers ont été ajoutés, vous pouvez les ajuster selon vos exigences.
La gestion des fichiers/dossiers s'opère en sélectionnant simplement la pièce jointe souhaitée dans la grille, et toutes les actions sont accessibles en haut de la page.
Vous avez la possibilité de réaliser des actions telles que Renommer, Déplacer, Ouvrir, Supprimer, Partager, et bien plus encore :
- Télécharger : Effectuez le téléchargement du document sélectionné.
- Renommer : Modifiez le nom du document sélectionné.
- Ouvrir avec : Accédez à votre document dans Word pour le web ou dans App4Legal Editor pour apporter les modifications nécessaires.
- Déplacer : Transférez le fichier vers un dossier.
- Copier : Dupliquez le lien du fichier.
- Partager avec : Partagez le fichier avec des personnes spécifiques. Vous avez la possibilité de limiter leurs autorisations à des éditeurs ou des visualiseurs.
- Liste des versions : Consultez l'historique complet des versions du fichier en cas de modifications.
- Afficher dans le portail Advisor : Assurez la visibilité de ce fichier dans le portail Advisor.
- Afficher dans le portail client : Assurez la visibilité de ce fichier dans le portail client.
- Convertir en PDF
- Supprimer
Les fichiers peuvent être consultés soit avec Word pour le web, soit à travers l'éditeur App4Legal, un outil permettant aux utilisateurs d'accéder et de modifier directement une variété de fichiers tels que Word, Excel, PDF, PowerPoint, etc.
Suite à la sauvegarde, l'éditeur télécharge automatiquement une version mise à jour du document dans App4Legal. Vous pouvez alors consulter la liste des versions de ce document, y compris l'identifiant de l'utilisateur ayant ajouté chaque version, ainsi que la date et l'heure correspondantes. Il est également possible de cliquer sur une ancienne version pour la télécharger.
Les dossiers peuvent également être configurés en mode privé, les dossiers peuvent être configurés en mode privé, limitant ainsi l'accès uniquement aux personnes spécifiquement autorisées, ou être partagés avec des parties externes.
Pour cela, sélectionnez le dossier et choisissez l'option "Partager avec" dans le menu supérieur.
Veuillez ajouter les destinataires, spécifier les utilisateurs autorisés, définir les autorisations en tant qu'éditeur ou simple visualiseur, et choisir un accès restreint.
- Les destinataires peuvent également inclure des contacts externes.
Par ailleurs, l'outil de recherche intelligente vous permet d'effectuer des recherches sur l'ensemble des documents. Les résultats de la recherche incluront tous les fichiers et dossiers liés au terme que vous avez saisi dans la barre de recherche.
De surcroît, vous avez également la possibilité de produire vos documents en vous basant sur des modèles prédéfinis.
- Pour des renseignements exhaustifs sur la manipulation de l'outil de génération de documents App4Legal, veuillez consulter le guide correspondant.
De plus, App4Legal 360 Docs constitue un référentiel central, intelligent et consultable intégré à l'écosystème d'App4Legal. Il est dédié au stockage de l'ensemble de vos documents personnels et partagés sur App4Legal, ainsi que sur d'autres solutions de gestion de documents en ligne telles que Google Drive, One Drive, Dropbox et SharePoint.
- L'activation préalable de cette intégration est requise pour bénéficier des fonctionnalités d'App4Legal 360 Docs. Pour obtenir des informations détaillées, veuillez consulter ce lien.
Pour obtenir des informations supplémentaires sur App4Legal, veuillez nous contacter à l'adresse help@app4legal.com.
Remerciement !
